Акты приемки товара на Wildberries: где искать, как скачать и что делать, если их нет

Работа с актами приемки на Wildberries — одна из самых частых головных болей для поставщиков. Без этих документов невозможно подтвердить факт поставки, списать товар с баланса или оформить возврат брака. При этом интерфейс маркетплейса не всегда интуитивно понятен: раздел с актами прячется в неочевидных вкладках, а сроки их формирования зависят от типа поставки и склада.

Если вы только начинаете сотрудничать с WB или столкнулись с проблемой отсутствия актов, важно понимать: их поиск зависит от способа доставки товара (FBS, FBO, rFBS), статуса заказа и даже от того, был ли товар принят с замечаниями. В этой статье — подробная инструкция, где именно искать акты приемки в личном кабинете, как их скачать и что делать, если документы не появляются в системе. Также разберем типичные ошибки, из-за которых поставщики теряют дни на поиски нужных бумаг.

Где в личном кабинете Wildberries искать акты приемки

Акты приемки формируются автоматически после того, как товар проходит входной контроль на складе WB. Однако их расположение в личном кабинете зависит от типа поставки и статуса заказа. Вот ключевые разделы, где стоит искать:

1. Раздел «Поставки» для FBS и rFBS

Если вы работаете по модели FBS (склад WB) или rFBS (региональный FBS), акты приемки появляются в разделе Поставки. Вот как туда попасть:

1. Авторизуйтесь в личном кабинете поставщика.
2. Перейдите в меню Логистика → Поставки.
3. Найдите в списке нужную поставку по номеру или дате. Статус должен быть «Принято» или «Принято с замечаниями».
4. Кликните по номеру поставки — откроется карточка с деталями. Здесь в блоке «Документы» будут доступны для скачивания:
   • Акт приемки (формат PDF или Excel);
   • Акт расхождений (если были замечания);
   • Товарная накладная (ТОРГ-12).

Важный момент: акты появляются не сразу после доставки товара на склад, а после полного прохождения входного контроля. Срок формирования документа — от 1 до 3 рабочих дней с момента приемки.

2. Раздел «Заказы» для FBO

Если вы работаете по модели FBO (отгрузка со своего склада), акты приемки не формируются в привычном виде. Вместо них подтверждением поставки служат:

• Электронные накладные (ТОРГ-12), которые генерируются при создании заказа на отгрузку;
• Акты выполненных работ (если предусмотрены договором с WB);
• Отчеты о доставке от транспортной компании (если товар отправлялся через партнеров WB, например, «Деловые линии» или «ПЭК»).

Чтобы найти эти документы:

1. Перейдите в Заказы → Архив заказов.
2. Отфильтруйте заказы по статусу «Доставлен».
3. Кликните по номеру заказа и скачайте накладную в блоке «Документы».

3. Раздел «Финансы» для сводных актов

Если нужно получить сводный акт приемки по нескольким поставкам (например, для бухгалтерии), проверьте раздел Финансы → Документы. Здесь собираются:

• Акты сверки;
• Сводные акты приемки за период (если они были сформированы автоматически);
• Акты о возвратах и списаниях.

Обратите внимание: сводные акты появляются только после закрытия отчетного периода (обычно 5-7 числа следующего месяца).

Пошаговая инструкция: как скачать акт приемки

Когда вы нашли нужную поставку, остается скачать акт. Процесс зависит от статуса документа и типа поставки. Следуйте этому алгоритму:

1. Проверка статуса поставки

Прежде чем искать акт, убедитесь, что товар прошел приемку. Возможные статусы:

2. Выбор формата документа

Wildberries предлагает скачать акты в двух форматах:

• PDF — удобно для печати и передачи контрагентам;
• Excel (XLSX) — подходит для дальнейшей обработки данных (например, сверки с вашей учетной системой).

На практике бухгалтеры чаще запрашивают PDF, а логисты — Excel. Если нужно и то, и другое, скачивайте оба варианта: информация в них идентична.

3. Проверка данных в акте

После скачивания обязательно сверьте данные в акте с вашими документами:

• Номер и дата поставки;
• Количество принятых единиц товара;
• Артикулы и наименования;
• Примечания (если есть расхождения).

Если несоответствия, свяжитесь с поддержкой WB в течение 5 рабочих дней с момента формирования акта. Позже исправить ошибки будет сложнее.

Нюансы и подводные камни

Даже если вы правильноfollowing инструкции, с актами приемки на WB могут возникнуть проблемы. Вот ключевые моменты, о которых стоит знать заранее:

1. Задержки в формировании актов

Срок appearance акта в системе — до 3 рабочих дней после приемки. Однако на практике задержки случаются чаще. Причины:

• Высокая загрузка склада (особенно в пиковые сезоны — Черная пятница, Новый год);
• Технические сбои в системе WB;
• Ручная обработка поставок с замечаниями.

Если акт не появился через 3 дня:

1. Проверьте статус поставки — возможно, товар еще на контроле.
2. Напишите в поддержку WB через чат в личном кабинете (раздел «Помощь»).
3. Укажите в сообщении номер поставки, дату и артикулы товаров.

2. Акты с замечаниями: что делать

Если товар принят «с замечаниями», вместе с актом приемки сформируется акт расхождений. В нем указываются:

• Недостача по количеству;
• Брак или повреждения;
• Несоответствие маркировки.

Ваши действия:

1. Сверьте данные акта с вашими отгрузочными документами.
2. Если замечания обоснованные (например, действительно была недостача), подтвердите акт в личном кабинете.
3. Если замечания ошибочные, обратитесь в поддержку WB с доказательствами (фото упаковки, видеозапись погрузки и т. д.).

Что делать, если WB не признает ваши доказательства?

Если поддержка отказывается исправлять акт расхождений, напишите официальное письмо на email WB (указан в договоре) с подробным описанием ситуации и приложите скриншоты переписки с поддержкой. В 80% случаев это помогает ускорить решение.

3. Акты для возвращенного товара

Если товар был возвращен покупателем и поступил обратно на склад WB, для него формируется акт возврата. Найти его можно:

• В разделе Логистика → Возвраты;
• В карточке конкретной поставки (если возврат связан с браком).

Важный момент: акты возврата появляются только после того, как товар пройдет повторный входной контроль. Срок — до 7 рабочих дней с момента поступления на склад.

4. Акты для rFBS (региональные склады)

Если вы работаете с региональными складами WB (rFBS), учитывайте:

• Акты приемки формируются отдельно для каждого регионального склада;
• Срок appearance документа может увеличиваться до 5 дней;
• В сводных актах данные по rFBS могут отображаться с задержкой.

Чтобы не потерять документы, фильтруйте поставки по складам в разделе «Логистика».

Типичные ошибки при работе с актами приемки

Опытные поставщики знают: большинство проблем с актами возникает из-за невнимательности или незнания нюансов системы. Вот самые распространенные ошибки и как их избежать:

• Игнорирование статуса поставки. Многие начинают искать акт сразу после отгрузки товара, не дожидаясь статуса «Принято». Проверяйте статус в карточке поставки — если он не изменился, акт еще не сформирован.
• Скачивание акта только в PDF. Бухгалтерия часто требует Excel для автоматизированной обработки. Скачивайте оба формата, чтобы не возвращаться к этому позже.
• Несвоевременная проверка актов с замечаниями. Если не подтвердить или не оспорить акт расхождений в течение 5 дней, WB спишет недостачу или брак за ваш счет.
• Потеря документов. Акты приемки не хранятся в личном кабинете бессрочно. Скачивайте их сразу и сохраняйте в надежном месте (например, в облаке с резервным копированием).

Как организовать работу с актами приемки без хаоса

Системный подход к работе с актами приемки сэкономит время и защитит от финансовых потерь. Вот проверенная схема:

1. Настройте уведомления. В личном кабинете WB включите email-оповещения о изменении статуса поставок (Настройки → Уведомления). Так вы будете знать, когда акт готов к скачиванию.

2. Ведите реестр актов. Создайте таблицу (Excel или Google Sheets) со столбцами:

• Номер поставки;
• Дата приемки;
• Статус;
• Ссылка на скачанный акт (если храните в облаке);
• Примечания (например, «замечания по браку»).

3. Автоматизируйте сверку. Если поставок много, используйте сервисы вроде «WB Partner» или «МойСклад» для автоматической сверки данных из актов с вашей учетной системой.

4. Контролируйте сроки оспаривания. Заведите напоминания в календаре на 4-й день после формирования акта с замечаниями — это последний срок, чтобы успеть их оспорить.

5. Проверяйте акты возвратов. Многие поставщики забывают скачивать акты на возвращенный товар, из-за чегоlater возникают проблемы с бухгалтерией или налогами.

Если следовать этой схеме, вы сведете к минимуму риски потерь документов и ошибок в учете. Помните: на Wildberries ответственность за контроль актов лежит на поставщике. Маркетплейс не обязан напоминать о сроках или исправлять ваши упущения.