Где скачать акт приема-передачи товаров на Wildberries: инструкция для продавцов и покупателей

Зачем нужен акт приема-передачи на Wildberries и где его искать

Если вы работаете с Wildberries как продавец или сталкиваетесь с возвратами как покупатель, акт приема-передачи становится ключевым документом. Без него невозможно подтвердить факт передачи товара на склад, оформить возврат бракованной продукции или разрешить спор с логистическим оператором. Проблема в том, что не все знают, где именно этот документ хранится в системе — его нет в очевидных разделах вроде Мои заказы или Финансы.

На практике акт формируется автоматически при каждом взаимодействии с товаром: при приёмке на склад, возврате от покупателя или передаче между складами. Но доступ к нему открывается не сразу и зависит от статуса заказа. Например, продавцы часто теряют время, пытаясь найти акт в момент, когда товар уже ушёл в логистику, но ещё не дошёл до пункта назначения. Вот что нужно сделать, чтобы избежать путаницы.

В этой статье — актуальные способы получения акта (включая скрытые разделы личного кабинета), пошаговые инструкции для разных ситуаций и разбор типичных ошибок, из-за которых документ может «исчезнуть» из системы. Также вы узнаете, как действовать, если акт не сформировался автоматически или содержит неверные данные.

Где найти акт приема-передачи в личном кабинете Wildberries

Документ генерируется в трёх основных случаях:

1. При приёмке товара на склад WB (для продавцов).
2. При возврате товара от покупателя (для обеих сторон).
3. При передаче товара между складами или ПВЗ (для логистики).

Разберём, где искать акт в каждом из этих сценариев.

Для продавцов: приёмка товара на склад

Если вы отправили партию товаров на склад Wildberries, акт приема-передачи появится в разделе Логистика → История движений. Вот как туда попасть:

Откройте Личный кабинет продавца|Перейдите в Логистика → История движений|Выберите фильтр Тип операции: «Приёмка»|Найдите нужную партию по номеру накладной|Нажмите Скачать акт (значок PDF справа)-->

Важный момент: документ станет доступен только после того, как склад полностью обработает вашу партию. Это может занять от нескольких часов до 3 рабочих дней. Если акт не появился, проверьте статус приёмки в разделе Логистика → Заявки на приёмку.

Для покупателей и продавцов: возврат товара

При возврате товара акт формируется в двух экземплярах: один для покупателя, другой для продавца. Где искать:

• Покупателю: в мобильном приложении WB в разделе Мои заказы → Возвраты → История возвратов. Нажмите на нужный возврат и выберите Скачать акт.
• Продавцу: в личном кабинете в Возвраты → Архив возвратов. Отфильтруйте по дате и найдите строку с возвратом. Акт доступен в формате PDF по клику на номер возврата.

На практике покупатели часто не сохраняют акт, а продавцам приходится запрашивать его повторно. Если документ «исчез» из архива, воспользуйтесь функцией Печать акта в деталях возврата — она доступна в течение 90 дней с даты оформления.

Пошаговая инструкция: как скачать и правильно заполнить акт

Даже если вы нашли акт в системе, его может потребоваться дополнить или исправить. Например, при расхождениях в количестве товара или повреждениях упаковки. Вот универсальный алгоритм действий:

Шаг 1: Проверка данных в акте

Перед скачиванием убедитесь, что в документе указаны:

• Корректный номер накладной или возврата.
• Точное количество единиц товара (с учётом брака, если он есть).
• Даты приёмки/передачи (должны совпадать с реальными сроками).
• Подписи ответственных лиц (для физических актов).

Если что-то не совпадает, не подписывайте акт и не подтверждайте приёмку в системе. Вместо этого:

Свяжитесь с менеджером WB через Помощь → Обращения|Укажите номер накладной и опишите расхождения|Прикрепите фото товара с дефектами (если есть)|Дождитесь корректировки акта (срок — до 5 рабочих дней)-->

Шаг 2: Скачивание и сохранение

Акт всегда доступен в PDF-формате. Чтобы избежать проблем:

1. Скачайте документ на устройство (не полагайтесь на онлайн-просмотр).
2. Сохраните копию в облачном хранилище (Google Drive, Яндекс.Диск).
3. Если акт нужен для бухгалтерии, распечатайте его и проставьте «живые» подписи.

Важный нюанс: некоторые акты (например, при передаче товара между складами) не доступны для скачивания продавцам. В этом случае запрашивайте их через поддержку с указанием:

• Номера заказа/накладной.
• Даты операции.
• Причины запроса (например, «для бухгалтерского учёта»).

Нюансы и подводные камни: что может пойти не так

Даже при чётком следовании инструкциям с актами приема-передачи возникают проблемы. Вот наиболее частые:

1. Акт не формируется автоматически

Это происходит в 3 случаях:

• Товар ещё не прошёл приёмку на складе (статус «В обработке»).
• Возврат оформлен, но не дошёл до склада WB (статус «В пути»).
• Технический сбой в системе (реже всего).

Решение:

• Для приёмки: дождитесь смены статуса на «Принято» в Логистика → Заявки на приёмку.
• Для возврата: отслеживайте статус в Возвраты → В работе. Акт появится после статуса «Принято на складе».
• Если прошло более 3 дней, создайте обращение в поддержку с пометкой «Срочно».

2. Расхождения в количестве или состоянии товара

Если в акте указано меньше единиц, чем вы отправили, или не указан брак:

1. Не подтверждайте приёмку в системе.
2. Сфотографируйте упаковку с накладной и товар с дефектами.
3. Создайте обращение в Помощь → Логистика → Расхождения при приёмке.

Что писать в обращении

Пример текста: «В акте приема-передачи №12345 от 01.06.2026 указано 50 ед. товара, фактически отправлено 60 ед. (см. фото накладной). Прошу скорректировать акт и вернуть оплату за недостающие 10 ед.»

3. Акт потерян или удалён

Wildberries хранит акты в архиве 90 дней. После этого их можно запросить:

• Через поддержку (указав номер накладной/возврата).
• В бухгалтерских отчётах (раздел Финансы → Отчёты → Логистика).

Если акт нужен для налоговой или суда, запросите его официально через службу поддержки с пометкой «Для юридических целей». В этом случае WB обязаны предоставить документ в течение 10 рабочих дней.

Типичные ошибки при работе с актами приема-передачи

Ошибки с актами ведут к финансовым потерям, штрафам или блокировке счёта. Вот что чаще всего упускают:

• Игнорирование сроков проверки. Акт нужно проверить в течение 5 дней после формирования. После этого исправить ошибки будет сложнее.
• Подтверждение приёмки без сверки. Если вы нажали Подтвердить в системе, несмотря на расхождения, WB спишет недостачу с вашего счёта.
• Отсутствие фотофиксации брака. Без доказательств (фото/видео) претензии по качеству товара не рассматриваются.
• Хранение актов только в электронном виде. При блокировке аккаунта доступ к личному кабинету может быть ограничен — всегда дублируйте документы.

Ещё одна распространённая ошибка — попытка редактировать акт самостоятельно. Документ имеет юридическую силу только в оригинальном виде, полученном из системы WB. Любые правки (даже если они верные) сделают его недействительным.

Как избежать проблем с актами: чек-лист для продавцов

Чтобы минимизировать риски, следуйте этому алгоритму при каждом взаимодействии с товарами на Wildberries:

Сверьте номер накладной в акте с вашей отправкой|Проверьте количество и артикулы товара|Убедитесь, что указаны все дефекты (если есть)|Скачайте PDF и сохраните копию|Подтвердите приёмку в системе только после проверки-->

Если товар возвращается от покупателя:

• Отслеживайте статус возврата в Возвраты → В работе.
• После статуса «Принято на складе» сразу скачивайте акт.
• Сравнивайте данные акта с информацией о возврате в Мои заказы.

Для бухгалтерского учёта ведите отдельную таблицу с номерами актов, датами и суммами. Это поможет быстро найти документ при проверках и избежать штрафов за несвоевременное отражение операций.