Как получить транспортную накладную для Wildberries: официальные способы и пошаговые инструкции

Зачем нужна транспортная накладная и где её искать

Транспортная накладная (ТН) — обязательный документ для поставок на склад Wildberries. Без неё груз не примут, а товар не попадёт в продажу. Если вы только начинаете работать с платформой или столкнулись с проблемами при оформлении, важно понимать: ТН формируется в личном кабинете WB Partner, но доступна не всегда. Её появление зависит от статуса заказа, типа поставки и даже региона склада.

Чаще всего продавцы сталкиваются с двумя сценариями: либо накладная автоматически генерируется системой после подтверждения заказа, либо её нужно запрашивать вручную через поддержку. В этой статье — все официальные способы получения ТН, пошаговые инструкции для разных ситуаций и разбор типичных ошибок, из-за которых груз могут не принять.

Важный момент: **транспортная накладная Wildberries — это не тот же документ, что товарная накладная (Торг-12)**. Первая нужна для логистики (перевозки и приёмки на складе), вторая — для бухгалтерии. Путать их нельзя: без ТН груз не примут, а без Торг-12 могут возникнуть проблемы с возмещением НДС.

Где найти транспортную накладную в личном кабинете WB Partner

Основной способ получения ТН — через интерфейс WB Partner. Документ становится доступен после того, как вы подтвердили заказ на поставку и система сформировала задачу на отгрузку. Вот где искать:

1. Раздел «Логистика» → «Поставки»

Самый прямой путь:

1. Авторизуйтесь в WB Partner (версия для поставщиков).
2. Перейдите в Логистика → Поставки.
3. Найдите в списке ваш заказ (отфильтруйте по статусу «Подтверждён» или «В работе»).
4. Кликните по номеру заказа — откроется карточка с деталями.
5. В блоке «Документы» или «Файлы для скачиванияТранспортная накладная» (формат PDF или Excel).

Если кнопки скачивания нет, проверьте:

• Статус заказа: ТН формируется только после подтверждения поставки.
• Тип поставки: для FBS (склад WB) накладная обязательна, для FBO (самостоятельная доставка) — нет.
• Регион склада: некоторые партнёрские склады требуют дополнительное согласование.

2. Раздел «Документы» → «Архив»

Если накладная пропала из текущих заказов, проверьте архив:

1. Перейдите в Документы → Архив документов.
2. Укажите период (дату создания заказа) и тип документа — «Транспортная накладная».
3. Скачайте файл или отправьте его на почту через кнопку «Отправить на e-mail».

Пошаговая инструкция: как получить ТН, если её нет в личном кабинете

Иногда транспортная накладная не генерируется автоматически. Это происходит из-за сбоев системы, особенностей тарифа или ошибок при оформлении заказа. В таких случаях действуйте по алгоритму:

1. Проверьте условия генерации документа

ТН не формируется, если:

• Заказ ещё не подтверждён (статус «Черновик» или «На согласовании»).
• Вы выбрали поставку по модели FBO (без участия складов WB).
• Склад временно не принимает грузы (например, из-за ремонта или перегрузки).
• В заказе указаны товары с ограниченным оборотом (алкоголь, лекарства и др.), требующие специальных разрешений.

2. Запросите накладную через поддержку

Если документ должен быть, но его нет, свяжитесь с службой поддержки WB Partner:

1. Перейдите в Помощь → Написать в поддержку.
2. Выберите тему «Логистика и склады» → «Поставки на склад».
3. Укажите в сообщении:
   • Номер заказа на поставку.
   • Дата подтверждения заказа.
   • Склад назначения (например, «WB-Москва-1»).
   • Причину запроса: «Отсутствует транспортная накладная в личном кабинете».

Прикрепите скриншот страницы заказа (без ТН в блоке документов).

Альтернативный способ — позвонить на горячую линию WB для поставщиков (номер указан в разделе Помощь → Контакты). Оператор может сгенерировать накладную вручную и отправить на почту.

3. Сформируйте накладную самостоятельно (для опытных продавцов)

Если времени ждать нет, а ТН критически необходима, можно создать документ по шаблону WB. Для этого:

1. Скачайте пустой бланк транспортной накладной с сайта Wildberries (раздел «Документы для поставщиков»).
2. Заполните обязательные поля:
   • Номер заказа и дата.
   • Реквизиты вашей компании (ИНН, КПП, адрес).
   • Адрес склада WB (уточните в личном кабинете).
   • Список товаров с артикулами, количеством и весом.
   • Данные транспортной компании (если доставляет сторонний перевозчик).

Подпишите документ (электронная или «живая» подпись).

Отправьте заполненную ТН на почту склада WB (адрес указан в инструкциях к заказу).

Образец заполнения ТН

Скачайте пример правильно заполненной накладной (PDF, 120 КБ). Обратите внимание на поля «Грузоотправитель» (ваши данные) и «Грузополучатель» (данные склада WB).

Нюансы и подводные камни: что проверяют на складе WB

Даже если транспортная накладная на руках, груз могут не принять из-за ошибок в документе или несоответствий при приёмке. Вот на что обращают внимание сотрудники склада:

1. Соответствие данных в ТН и реальном грузе

На складе сверяют:

• Артикулы товаров (должны совпадать с теми, что в накладной).
• Количество мест и вес (допустимое отклонение — не более 5%).
• Упаковку (нарушенная пломба или отсутствие маркировки — повод для отказа).

2. Сроки действия накладной

Транспортная накладная действует ограниченное время:

• Для поставок на склад WB — 7 дней с даты генерации документа.
• Если груз не доставлен в срок, ТН аннулируется, и нужно запрашивать новую.

3. Особенности для разных типов поставок

Требования к ТН зависят от схемы работы:

• FBS (склад WB): накладная обязательна, проверяется строго.
• FBO (самостоятельная доставка): ТН не требуется, но нужна товарная накладная (Торг-12) для бухгалтерии.
• Кросс-докинг: накладная формируется по специальному шаблону (уточняйте у менеджера WB).

Типичные ошибки при работе с транспортной накладной

Ошибки в ТН — одна из главных причин отказов в приёмке груза. Вот самые распространённые:

• Несовпадение артикулов. В накладной указан один код товара, а на коробке — другой. Решение: всегда сверяйте данные с карточками товаров в WB Partner.
• Опечатки в реквизитах. Неверный ИНН или адрес склада приведёт к возврату груза. Решение: копируйте реквизиты из официальных документов WB.
• Отсутствие подписи. Некорректно оформленная ТН (без печати или подписи) недействительна. Решение: используйте электронную подпись или подписывайте документ от руки.
• Просроченная накладная. Если груз доставлен позже срока, указанного в ТН, его не примут. Решение: отслеживайте статус заказа и при необходимости продлевайте срок.

Что делать, если груз не приняли из-за ошибок в накладной

Если на складе WB отказались принимать груз из-за проблем с транспортной накладной, действуйте по алгоритму:

1. Уточните причину отказа. Попросите сотрудника склада составить акт с указанием конкретных ошибок (например, «несовпадение веса» или «неверный артикул»).
2. Исправьте ошибки:
   • Если проблема в документе — сгенерируйте новую ТН через поддержку.
   • Если ошибка в грузе — переупакуйте товар или замените маркировку.

Согласуйте повторную доставку. Напишите в поддержку WB Partner с просьбой продлить срок действия накладной или сформировать новую.

Доставьте груз повторно. Убедитесь, что все данные совпадают с новой ТН.

Важный момент: если груз вернулся к вам из-за ошибок в накладной, Wildberries может взыскать штраф за некорректную поставку (размер зависит от тарифа). Чтобы избежать санкций, сохраняйте переписку с поддержкой и акты приёмки.

Как избежать проблем с транспортными накладными в будущем

Чтобы минимизировать риски при поставках, следуйте простым правилам:

1. **Автоматизируйте проверку данных**. Используйте программы для сравнения артикулов в ТН и реальном грузе (например, 1С или специализированные сервисы для маркетплейсов). Это поможет избежать ошибок при ручном заполнении.

2. **Следите за статусами заказов**. ТН появляется только после подтверждения поставки. Не отправляйте груз, если заказ ещё в статусе «Черновик» или «На согласовании».

3. **Дублируйте документы**. Всегда сохраняйте копии транспортных накладных (в PDF и на почте) и фотографии груза перед отправкой. Это поможет быстро решить спорные ситуации.

4. **Обновляйте шаблоны**. Wildberries периодически меняет требования к оформлению документов. Следите за новостями в разделе WB Partner → Новости или подпишитесь на рассылку для поставщиков.

5. **Работайте с проверенными перевозчиками**. Некоторые транспортные компании (например, Деловые Линии или ПЭК) имеют интеграцию с WB и автоматически передают данные о грузе. Это снижает риск ошибок в накладных.

Если вы регулярно сталкиваетесь с проблемами при генерации ТН, рассмотрите возможность перехода на FBO (самостоятельную доставку) или работу через 3PL-оператора (логистического партнёра), который берёт на себя оформление документов.