Как добавить заказ на Wildberries: руководство для селлеров

Если вы только начали свой путь на маркетплейсе, интерфейс личного кабинета может показаться сложным и запутанным. Часто возникает ситуация, когда товар физически находится у вас на руках, готов к отправке, но система требует оформления соответствующих документов. Понимание того, как добавить заказ на Wildberries, становится критически важным навыком, особенно для тех, кто выбрал модель FBS (Fulfillment by Seller) или DBS (Delivery by Seller). Именно в этих форматах ответственность за упаковку, маркировку и передачу товара лежит полностью на продавце.

Важный момент: правильное оформление заказа — это не просто бюрократическая процедура, а гарантия того, что товар доедет до покупателя целым, будет правильно учтен складом и не приведет к финансовым потерям. Ошибка на этапе создания заказа может стоить вам стоимости товара, оплаты логистики и даже штрафа от площадки. Поэтому важно внимательно изучить алгоритм действий, чтобы процесс проходил гладко и без заминок.

На практике добавление заказа требуется в нескольких случаях. Это может быть продажа товара со своего склада (FBS), когда вы сами формируете поставку, или работа по системе DBS, где вы доставляете товар напрямую клиенту. Также необходимость вручную добавить заказ возникает при работе с маркировкой «Честный ЗНАК», когда требуется создание электронного паспорта поставки до физическго сбора коробок. Разберем каждый из этих процессов детально.

Где найти функцию добавления заказа и типы схем работы

Прежде чем приступать к действиям, необходимо четко понимать, по какой именно схеме вы работаете, так как пути в интерфейсе будут отличаться. Wildberries предлагает несколько моделей, и функция «добавить заказ» актуальна в основном для схем, где продавец сам хранит и/или доставляет товар. Если вы работаете по FBO (Fulfillment by Operator), то вы не добавляете заказы вручную — вы просто отгружаете товар на склад, а дальнейшим распределением занимается система.

Для продавцов на FBS (Fulfillment by Seller) ключевым разделом является «Мои поставки». Именно здесь происходит создание документов для отправки товара на сортировочные центры. В случае работы по DBS (Delivery by Seller), где вы сами везете товар покупателю, заказы формируются автоматически при покупке, но их статусы и трекинг также требуют внимания в соответствующих разделах. Ручное добавление здесь не требуется, но требуется подтверждение готовности.

Вот что нужно сделать: войдите в личный кабинет продавца. В левом вертикальном меню найдите раздел Мои поставки. Если вы планируете отгружать товар на склад Wildberries самостоятельно, вам нужно создать новую поставку. Если же речь идет о ручной генерации заказа для специфических схем (например, кросс-докинг или спецпроекты), инструменты могут находиться в разделе Заказы или Управление заказами. Важно не путать создание поставки ( отправка товара) и обработку единичного заказа клиента.

Различия между схемами FBS и DBS фундаментальны. При FBS вы отправляете товар на склад WB, откуда его развозят курьеры маркетплейса. При DBS вы сами доставляете товар покупателю, и Wildberries выступает лишь витриной и платежным агентом. В обоих случаях добавление заказа или поставки требует внимательности к деталям, но логика действий различается.

Пошаговая инструкция: создание поставки FBS вручную

Если вы работаете по схеме FBS, процесс «добавления заказа» трансформируется в создание поставки. Это пакет товаров, который вы планируете отправить на склад. Система не позволит просто так отправить одну единицу товара без оформления. Вам нужно сформировать документ, в котором будет указано, что именно и в каком количестве вы отгружаете.

Важный момент: перед началом создания поставки убедитесь, что карточки товаров заполнены верно, цены установлены, а остатки в системе соответствуют реальности. Создание поставки — это юридически значимое действие, фиксирующее передачу ответственности за товар от вас к логистическому партнеру.

Вот алгоритм действий для создания поставки:

1. Перейдите в раздел Мои поставки и нажмите кнопку Создать новую поставку.
2. Выберите тип поставки. Обычно это «Монобренд» (товары одного бренда) или «Мультименд» (разные бренды). Для большинства селлеров подходит стандартная поставка.
3. Укажите склад отгрузки. Выберите из списка тот сортировочный центр (СЦ), куда вы планируете везти товар. От этого выбора зависят тарифы на логистику и сроки приемки.
4. Добавьте товары. В открывшемся окне найдите нужный артикул по названию или артикулу продавца. Введите количество единиц, которые вы отправляете.
5. Сформируйте поставки. Система предложит распределить товары по коробам. Укажите количество коробок и вес каждой из них.
6. Сгенерируйте штрихкоды. После заполнения всех полей нажмите кнопку создания. Система сгенерирует PDF-файлы с штрихкодами поставки и коробов.

📋 Создание поставки FBS

1Зайдите в «Мои поставки» → Нажмите «Создать»

2Выберите склад отгрузки и тип поставки

3Добавьте товары и укажите количество

4Распределите по коробам и скачайте штрихкоды

После выполнения этих шагов поставка считается созданной в системе. Однако это еще не значит, что товар принят. Следующий этап — печать этикеток, наклейка их на коробки и физическая доставка груза на склад. Только после сканирования штрихкода кладовщиком на складе Wildberries заказ (поставка) считается оформленным и товар поступает в продажу или на баланс.

Если вы работаете с габаритным товаром или спецтехнологией, процесс может иметь дополнительные шаги. Например, для крупногабарита требуется предварительное согласование времени прибытия. В интерфейсе это отражается в виде дополнительных полей или ограничений при выборе склада.

Нюансы работы с маркировкой и кодами Data Matrix

Отдельного внимания требует тема маркировки. Для определенных категорий товаров (одежда, обувь, шины, духи, фотоаппараты и другие) законодательство РФ требует обязательной маркировки кодами Data Matrix. Если вы добавляете заказ с такими товарами, процесс усложняется необходимостью загрузки кодов в систему Wildberries.

Важный момент: без корректно загруженных кодов маркировки товар не будет принят складом, а поставку заблокируют. Более того, продажа немаркированного товара, подлежащего обязательной маркировке, запрещена законом. Поэтому этап добавления кодов в поставку является критическим.

Процесс выглядит следующим образом. После создания поставки и добавления товаров, но до печати итоговых штрихкодов, система попросит загрузить коды маркировки. Вы можете сделать это тремя способами: вручную (не рекомендуется для больших объемов), через Excel-файл или через интеграцию с оператором ЭДО (Электронный документооборот).

При загрузке через файл важно строго соблюдать формат. Коды должны быть считываемыми, без лишних пробелов и символов. Система проводит автоматическую валидацию: если формат кода неверен или код уже числится в обороте у другого владельца, загрузка не пройдет. В этом случае придется разбираться в системе «Честный ЗНАК», чтобы вывести товар в оборот корректно.

Также существует нюанс с агрегатами. Если вы упаковываете несколько маркированных единиц в одну коробку, на коробку также нужно клеить агрегационный код. Это упрощает приемку: кладовщик сканирует один код на коробке, и система «видит» все вложенные товары. Создание агрегатов также происходит в личном кабинете на этапе формирования поставки.

Типичные ошибки при оформлении заказов

Даже опытные селлеры иногда допускают ошибки, которые приводят к задержкам приемки или финансовым потерям. Понимание этих «подводных камней» поможет вам избежать проблем. Чаще всего ошибки связаны с невнимательностью при заполнении данных о коробах или неправильной интерпретацией правил площадки.

Вот список наиболее распространенных ошибок, которые допускают продавцы:

• Неверный вес и габариты коробов. Если вы укажете вес 5 кг, а по факту привезете 10 кг, на складе возникнет расхождение. Это приведет к пересчету веса, задержке приемки и возможному штрафу за недостоверные данные.
• Путаница с типами упаковки. Wildberries строго регламентирует, как должен быть упакован товар (пакет, коробка, стрейч-пленка). Использование неподходящей упаковки (например, прозрачный пакет для обуви без дополнительной коробки) приведет к браковке.
• Отсутствие или нечитаемость штрихкодов. Штрихкод поставки должен быть наклеен на видное место, не на угол коробки, чтобы сканер мог его считать. Если штрихкод поврежден или заклеен скотчем, поставку не примут.
• Ошибка в количестве мест. Если в документе указано 3 коробки, а вы привезли 4 (или 2), возникнет конфликт. Система не сможет закрыть поставку, пока расхождение не будет устранено вручную, что занимает время.

Что делать, если ошиблись в поставке?

Если вы уже создали поставку, но заметили ошибку (не тот склад, неверное количество), ее можно редактировать, пока статус не сменился на «Принята на складе». Если товар уже в пути или принят, придется создавать заявку в поддержку или оформлять возврат, что дольше и сложнее.

Еще одна частая проблема — игнорирование сроков. У каждой поставки есть срок жизни. Если вы создали поставку, но не привезли товар в течение определенного времени (обычно 7-14 дней, зависит от условий), она сгорает. Товары возвращаются в свободные остатки, но время потеряно, а рейтинг надежности продавца может пострадать.

Стратегия успешной отгрузки и итоговые рекомендации

Успешная работа на Wildberries строится на дисциплине и внимании к деталям. Добавление заказа или создание поставки — это лишь первый шаг в длинной цепочке логистических процессов. Чтобы минимизировать риски и ускорить оборачиваемость средств, рекомендуется выработать четкий алгоритм действий и придерживаться его.

Важный момент: всегда проверяйте статусы поставок. Не надейтесь на то, что «само рассосется». Если статус долго не меняется или возникла ошибка, действуйте немедленно. Оперативное решение проблем на этапе приемки товара спасает от многих головных болей в будущем, когда товар уже должен продаваться, а лежит на складе с статусом «Брак» или «Карантин».

Используйте чек-лист перед каждой отгрузкой. Это поможет ничего не забыть и избежать банальных ошибок. Ниже приведен пример такого списка, который можно адаптировать под свои нужды.

☑️ Чек-лист перед отгрузкой

Товары промаркированы согласно требованиямШтрихкоды коробов наклеены и читаются сканеромВес и габариты в системе совпадают с реальнымиДокументы (УПД, накладные) подготовлены в нужном количестве

Выполнено: 0 / 4

Также стоит помнить о сезонности и загруженности складов. В периоды распродаж (Черная пятница, Новый год) сроки приемки могут увеличиваться, а требования к упаковке — ужесточаться. Планируйте отгрузки заранее, не в последний день перед дедлайном. Это даст вам запас времени на исправление возможных ошибок.

В заключение, добавление заказа на Wildberries — процесс технически простой, но требующий концентрации. Следование инструкциям, проверка данных перед отправкой и использование актуальных инструментов маркировки позволят вам работать эффективно. Помните, что Wildberries — это партнер, и четкое соблюдение правил игры выгодно в первую очередь вам, так как обеспечивает быструю доставку товара покупателю и своевременную оплату.

Если вы только начинаете, не бойтесь делать первые шаги. Ошибки случаются у всех, но опыт, полученный при первой ручной отгрузке, станет invaluable активом для масштабирования вашего бизнеса. Изучайте обновления платформы, следите за новостями в разделе «Объявления» и адаптируйте свои процессы под новые требования рынка.