Оформление излишков на Wildberries: инструкция для продавцов

Продавцы на Wildberries регулярно сталкиваются с ситуацией, когда фактическое количество товара на складе превышает учётные данные в системе. Эти излишки могут возникнуть из-за ошибок при инвентаризации, неучтённых возвратов от покупателей или сбоев в логистике. Если не оформить их правильно, платформа спишет лишние единицы как убытки, что напрямую ударит по финансовому результату. Восстановить такие потери через поддержку почти невозможно — поэтому важно действовать оперативно и по алгоритму.

В этой инструкции разберём, как найти функцию оформления излишков в личном кабинете, заполнить заявку без ошибок и что делать, если система отказывает в приёмке. Особое внимание уделим срокам подачи и документам, которые потребуются для подтверждения. Даже если вы никогда не сталкивались с этой процедурой, после прочтения сможете сделать всё самостоятельно — без обращения к менеджерам WB.

Где в личном кабинете найти функцию оформления излишков

Функция скрыта в разделе финансовой отчётности, и не все продавцы знают, где её искать. Вот точный путь:

1. Авторизуйтесь в личном кабинете Wildberries под аккаунтом продавца.
2. Перейдите в меню Финансы → Отчёты → Инвентаризация.
3. В открывшемся окне выберите вкладку Излишки/Недостачи.
4. Нажмите кнопку Создать заявку на излишки (расположена в правом верхнем углу).

Если кнопка неактивна или отсутствует, проверьте:

• наличие незакрытых инвентаризаций — их нужно завершить;
• статус вашего аккаунта — для некоторых категорий продавцов (например, с низким рейтингом) функция может быть временно заблокирована;
• текущую версию интерфейса — обновите страницу (Ctrl+F5), если элементы отображаются некорректно.

Что делать, если раздела нет в меню

В редких случаях вкладка Инвентаризация может отсутствовать. Это происходит по трём причинам:

1. Новый аккаунт: функции финансовой отчётности открываются после первых продаж (обычно через 1–2 недели работы).
2. Ограничения по категории: для некоторых типов товаров (например, алкоголь, лекарства) инвентаризация проводится по упрощённой схеме.
3. Технические работы: WB периодически обновляет интерфейс. Проверьте справку для продавцов на наличие анонсов.

Если проблема не в перечисленном, свяжитесь с поддержкой через Помощь → Техническая поддержка и уточните, почему функция недоступна. В сообщении укажите:

• название вашего бренда;
• артикулы товаров, по которым обнаружены излишки;
• скриншот меню Финансы (чтобы подтвердить отсутствие раздела).

Пошаговая инструкция: как оформить излишки

Процедура состоит из 5 этапов — от создания заявки до подтверждения со стороны WB. Важно следовать порядку и не пропускать шаги, иначе система может отклонить заявку.

Шаг 1: Заполнение основных данных

После нажатия Создать заявку на излишки откроется форма с полями:

1. Тип заявки: выберите Излишки (не путайте с Недостачей).
2. Склад: укажите склад WB, где обнаружены излишки (например, WB-01 Москва). Если не знаете точный адрес, проверьте в разделе Логистика → Склады.
3. Дата обнаружения: выберите фактическую дату, когда выявили расхождение. Максимальный срок подачи — 30 дней с момента обнаружения.

Важный момент: если излишки обнаружены на нескольких складах, нужно создать отдельную заявку для каждого. Объединять их в одну нельзя — система автоматически отклонит такую заявку.

Шаг 2: Указание товаров и количества

На этом этапе требуется:

1. Ввести артикул WB (не ваш внутренний!). Найдёте его в карточке товара или в отчёте Товары → Список товаров.
2. Указать фактическое количество излишков (только целые числа, без дробей).
3. Добавить причину: выберите из выпадающего списка (например, Ошибка при инвентаризации или Возврат от покупателя не учтён).

На практике продавцы часто ошибаются в артикулах. Чтобы избежать отказа:

• проверяйте артикул по Отчётам → Товары в пути;
• не указывайте количество больше, чем фактически имеется на складе (WB сверяет данные с системой учёта);
• если товар уже списан как недостача, сначала аннулируйте предыдущую заявку.

Шаг 3: Прикрепление документов

Без подтверждающих файлов заявку не примут. Потребуются:

Файлы загружайте в оригинальном разрешении (не менее 1024×768 пикселей). Если документы на бумаге, отсканируйте их или сфотографируйте на однотонном фоне. WB не принимает:

• фото с бликами или размытием;
• скриншоты, обрезанные по краям;
• документы без даты или подписи.

Шаг 4: Отправка и ожидание решения

После заполнения нажмите Отправить на проверку. Статус заявки можно отслеживать в разделе Финансы → История заявок. Срок рассмотрения:

• До 5 рабочих дней — стандартный срок;
• До 10 дней — если требуется дополнительная проверка (например, при крупных излишках).

WB может запросить уточняющие документы — на это даётся 48 часов. Если не ответить вовремя, заявку закроют как неактуальную.

Нюансы и подводные камни

Даже при правильном оформлении заявки WB может её отклонить. Вот типичные причины и как их избежать:

Ограничения по срокам и количеству

Wildberries устанавливает жёсткие лимиты:

Исключение: если излишки возникли из-за ошибки WB (например, неучтённый возврат от покупателя), лимиты не применяются. Но потребуется подтверждение от службы логистики платформы.

Особенности для разных категорий товаров

Не все товары можно оформить как излишки. Ограничения:

• Продукты питания: принимаются только при наличии сертификатов качества (срок годности не менее 30 дней).
• Электроника: требуется проверка серийных номеров (прикрепите фото коробок с наклейками).
• Одежда и обувь: обязательно фото бирки с размером и составом.
• Товары с истёкшим сроком годности: не подлежат оформлению как излишки (только списание).

Для брендированных товаров (Nike, Adidas и др.) WB может запросить дополнительное подтверждение от правообладателя. Без этого заявку отклонят.

Что делать, если WB отказал в приёмке излишков

Если заявку отклонили, у вас есть 2 варианта:

1. **Обжаловать решение**: напишите в поддержку с просьбой пересмотреть заявку. Прикрепите новые документы (например, видео с инвентаризацией).

2. **Списать товар**: если излишки незначительные, проще оформить их как убытки в бухгалтерской отчётности.

В обоих случаях сохраните переписку с WB — она понадобится для налоговой или аудита.

Типичные ошибки и как их избежать

Анализ отказов показывает, что 70% заявок отклоняются по одним и тем же причинам. Вот что проверять перед отправкой:

• Несовпадение артикулов: указывайте именно артикул WB, а не свой внутренний код. Проверяйте его в отчёте Товары → Список товаров.
• Отсутствие документов: без акта инвентаризации или фото товара заявку не примут. Даже если вы уверены в данных, прикрепите все требуемые файлы.
• Превышение лимитов: если излишков больше 10% от остатка, разбивайте заявку на части (например, оформляйте по 5–7% за раз).
• Поздняя подача: если прошло больше 30 дней, WB автоматически отклонит заявку. Исключение — форс-мажор (пожар, кража), но потребуются подтверждающие документы от полиции или страховой.

Ещё одна частая ошибка — неверное указание склада. Если товар физически находится на WB-03 Санкт-Петербург, но вы выбрали WB-01 Москва, заявку отклонят без возможности исправления. Всегда уточняйте местоположение товара в отчёте Логистика → Остатки на складах.

Что делать после одобрения заявки

Если WB подтвердил излишки, товар будет автоматически добавлен в ваш учётный остаток в течение 1–2 рабочих дней. После этого:

1. Проверьте обновлённые данные в отчёте Товары → Остатки.
2. Сверьте количество с вашей внутренней бухгалтерией. Если расхождения остались, повторите инвентаризацию.
3. Обновите цены и наличие в карточках товаров (если нужно).

Важный момент: одобренные излишки не возмещаются денежными средствами. Они просто возвращаются в ваш оборот и могут быть проданы дальше. Если товар устарел или потерял актуальность, оформите его как ликвидный остаток через раздел Финансы → Списание.

Если WB одобрил не всё количество (например, из 10 единиц подтвердил только 5), вы имеете право:

• подать новую заявку на оставшиеся излишки (с новыми документами);
• оспорить решение через поддержку, если уверены в своей правоте.

В обоих случаях сохраните копию одобренной заявки — она понадобится для бухгалтерского учёта и налоговой отчётности.