Выгрузка остатков товара в Wildberries из Excel: полное руководство для продавцов

Зачем нужна выгрузка остатков и где её искать

Если вы продаёте на Wildberries, то актуальные остатки товара — это ключевой фактор, влияющий на продажи. Покупатели видят только те позиции, которые есть в наличии, а маркетплейс автоматически скрывает товары с нулевым остатком. Без регулярного обновления данных вы рискуете потерять видимость, получить штрафы за несоответствие фактического и заявленного количества или упустить выгодные заказы.

Выгрузка остатков из Excel — самый удобный способ обновить информацию сразу по сотням или тысячам товаров, не вводя данные вручную. Это экономит время, снижает риск ошибок и позволяет синхронизировать остатки с вашей учётной системой. Особенно актуально для продавцов с большим ассортиментом или тех, кто ведёт учёт в 1С, МойСклад или других программах.

На практике многие сталкиваются с проблемами: Wildberries не принимает файл, выдаёт ошибки или остатки не обновляются. Чаще всего это происходит из-за неверного формата данных, лишних символов в ячейках или несоответствия артикулов. В этой статье разберём, как правильно подготовить Excel-файл, где найти функцию выгрузки в личном кабинете и на что обратить внимание, чтобы избежать типичных ошибок.

Где в личном кабинете Wildberries найти функцию выгрузки остатков

Функция загрузки остатков скрыта в разделе «Товары», но не все продавцы знают, где именно её искать. Вот точный путь:

1. Авторизуйтесь в личном кабинете Wildberries.
2. Перейдите в раздел «Товары» (верхнее меню).
3. В левом боковом меню выберите пункт «Остатки».
4. На открывшейся странице найдите кнопку «Загрузить остатки» (обычно в правом верхнем углу).

Если кнопки нет, проверьте:

• Ваш статус продавца. Функция доступна только для подтверждённых аккаунтов с подписанным договором.
• Тип товара. Некоторые категории (например, FBS или DBS) имеют отдельные настройки.
• Регион продаж. Для некоторых стран (Беларусь, Казахстан) интерфейс может отличаться.

Альтернативные способы обновления остатков

Помимо Excel, Wildberries поддерживает другие форматы:

• API — для автоматизированной синхронизации (подходит для крупных продавцов с собственными IT-решениями).
• 1С и другие учётные системы — через плагины или интеграции (например, «МойСклад», «Атол»).
• Ручной ввод — если ассортимент маленький (до 50 позиций), но это долго и неудобно.

Excel остаётся самым универсальным вариантом: не требует технических навыков, работает со всеми типами товаров и позволяет гибко редактировать данные перед загрузкой.

Пошаговая инструкция: как подготовить и выгрузить файл Excel

Чтобы Wildberries принял ваш файл, он должен соответствовать строгим требованиям по формату, названиям колонок и типу данных. Вот что нужно сделать:

Требования к структуре файла

Wildberries принимает файлы только с двумя обязательными колонками:

Важный момент: названия колонок должны точно совпадать с примерами выше (регистр не важен, но опечатки недопустимы). Если у вас в файле есть дополнительные колонки (например, «Цена» или «Название»), их нужно удалить — Wildberries проигнорирует файл с лишними данными.

Процесс загрузки файла в личный кабинет

Когда файл готов, следуйте алгоритму:

1. В разделе «Остатки» нажмите «Загрузить остатки».
2. Выберите подготовленный файл на компьютере (максимальный размер — 5 МБ).
3. Подтвердите загрузку кнопкой «Отправить».
4. Дождитесь обработки (обычно занимает от 5 до 30 минут).
5. Проверьте статус в разделе «История загрузок» (там же будут указаны ошибки, если они есть).

На практике файлы с количеством строк до 10 000 обрабатываются быстрее. Если у вас больше позиций, разбейте выгрузку на несколько частей.

Нюансы и подводные камни при выгрузке остатков

Даже если файл загрузился без ошибок, остатки могут не обновляться или обновляться некорректно. Вот самые распространённые причины:

1. Несовпадение артикулов

Wildberries сверяет артикулы из вашего файла с теми, что указаны в карточках товаров. Если хоть один символ не совпадает (например, лишний пробел или дефис), строка будет проигнорирована. Проверяйте артикулы через функцию «Сравнить данные» в Excel или экспортируйте список артикулов из личного кабинета WB для сверки.

2. Ограничения по количеству

Wildberries устанавливает лимиты на максимальный остаток для некоторых категорий товаров. Например:

3. Задержки обновления

После успешной загрузки остатки не обновляются мгновенно. Время обработки зависит от нагрузки на серверы WB:

• FBS (товары на складе WB): до 4 часов.
• FBO (товары на вашем складе): до 24 часов.
• DBS (прямые поставки): до 72 часов.

Если остатки не изменились через указанное время, проверьте:

• Статус загрузки в «Истории операций».
• Наличие технических работ на платформе (информация публикуется в «Новостях для продавцов»).
• Корректность данных в файле (иногда ошибки появляются уже после загрузки).

Что делать, если остатки обновляются не полностью?

Если часть товаров не обновилась, экспортируйте отчёт по остаткам из WB («Остатки» → «Экспорт») и сравните его с вашим файлом. Чаще всего проблема в:

- дублирующихся артикулах;

- остатках, превышающих лимиты;

- товарах, заблокированных модерацией.

Типичные ошибки и как их избежать

Ошибки при выгрузке остатков ведут к потерям времени и продаж. Вот самые частые из них и способы их решения:

1. Ошибка: «Неверный формат файла»

   Причина: файл сохранён не в .xlsx или содержит скрытые символы (например, после копирования из 1С).

   Решение: сохраните файл как «Книга Excel (.xlsx)» и проверьте кодировку (должна быть UTF-8).

2. Ошибка: «Артикул не найден»

   Причина: артикул в файле не совпадает с тем, что указан в карточке товара на WB.

   Решение: экспортируйте список артикулов из WB и сверьте их с вашим файлом (используйте функцию ВПР в Excel).

3. Ошибка: «Остаток превышает лимит»

   Причина: вы указали количество, большее, чем разрешено для вашей категории.

   Решение: уменьшите остаток или запросите увеличение лимита у менеджера WB.

4. Ошибка: «Файл слишком большой»

   Причина: размер файла превышает 5 МБ или в нём больше 50 000 строк.

   Решение: разбейте файл на несколько частей или оптимизируйте его (удалите ненужные колонки, форматирование).

Как автоматизировать выгрузку остатков и сэкономить время

Если вы обновляете остатки ежедневно или несколько раз в день, ручная выгрузка через Excel становится неэффективной. Вот способы автоматизации:

1. Интеграция с 1С или другими учётными системами

Большинство популярных программ (1С, МойСклад, Битрикс24) имеют готовые модули для синхронизации с Wildberries. Они позволяют:

• Автоматически формировать файл остатков в нужном формате.
• Выгружать данные по расписанию (например, каждые 6 часов).
• Сверять остатки между вашей базой и WB.

Для настройки интеграции может потребоваться помощь программиста или специалиста по 1С.

2. Использование API Wildberries

API позволяет обмениваться данными между вашей системой и WB в реальном времени. Это подходит для крупных продавцов с собственными IT-ресурсами. Основные плюсы:

• Мгновенное обновление остатков.
• Возможность синхронизировать не только остатки, но и цены, описания, фото.
• Минимальный риск ошибок (данные передаются в структурированном виде).

Минус — требуется техническая экспертиза для настройки. Документацию по API можно запросить у поддержки WB.

3. Сервисы-посредники

Если нет возможности настроить API или интеграцию с 1С, воспользуйтесь специализированными сервисами:

• «Эквайр» — для автоматизации работы с WB, Ozon, Яндекс Маркет.
• «МойСклад» — синхронизация остатков, заказов и отгрузок.
• «Атол Онлайн» — подходит для продавцов с офлайн-магазинами.

Стоимость таких сервисов начинается от 500 рублей в месяц, но они экономят десятки часов вручную работы.

Что делать после успешной выгрузки остатков

Выгрузить остатки — только половина дела. Чтобы избежать проблем с заказами и возвратами, выполните несколько дополнительных шагов:

1. Проверьте обновлённые остатки в личном кабинете. Зайдите в раздел «Остатки» и сравните данные с вашим файлом. Обратите внимание на товары с остатком 0 — они автоматически скрываются из поиска WB.

2. Настройте уведомления о низких остатках. В личном кабинете WB можно включить оповещения, когда количество товара опускается ниже заданного порога (например, 5 штук). Это поможет избежать ситуации, когда товар распродан, а вы об этом не знаете.

3. Синхронизируйте остатки с другими площадками. Если вы продаёте не только на WB, но и на Ozon, Яндекс Маркет или в собственном магазине, убедитесь, что остатки обновлены везде. Для этого используйте те же файлы Excel или настройте кросс-платформенную синхронизацию.

4. Анализируйте динамику продаж. После обновления остатков отслеживайте, как изменился спрос на товары. Если какие-то позиции продаются слишком быстро, возможно, стоит увеличить запасы или поднять цену. Для анализа используйте отчёты в разделе «Аналитика» личного кабинета WB.