Подготовка документов в Synerdocs для отгрузки на Wildberries: полное руководство

Отгрузка товаров на Wildberries требует строгого соблюдения правил оформления сопроводительных документов. Даже мелкая ошибка в накладной или акте может привести к задержке приёмки, штрафам или возврату партии. Synerdocs — официальный сервис для генерации документов, который интегрирован с платформой маркетплейса. Однако его интерфейс и требования часто вызывают вопросы у продавцов, особенно у новичков.

Если хотите избежать проблем с логистикой, важно не только правильно заполнить документы, но и учесть нюансы: от формата файлов до сроков загрузки. В этой статье — разбор каждого этапа, от входа в Synerdocs до проверки статуса отгрузки, с акцентом на типичные ошибки, которые ведут к отказам. Особое внимание уделено изменениям 2026 года, включая новые поля в актах и ужесточение контроля за маркировкой.

На практике большинство сложностей возникает из-за несоответствия данных в Synerdocs и личном кабинете Wildberries, а также из-за игнорирования требований к упаковке и маркировке. Далее — пошаговый алгоритм, который поможет подготовить документы без ошибок, даже если вы работаете с маркетплейсом впервые.

Где и как найти Synerdocs: вход в систему и основные разделы

Synerdocs — это не отдельная платформа, а встроенный инструмент в личном кабинете Wildberries. Чтобы начать работу, не нужно регистрироваться заново или устанавливать дополнительное ПО. Вот что нужно сделать:

1. Авторизуйтесь в личном кабинете Wildberries под своим логином поставщика.

2. Перейдите в раздел Логистика → Документы (или Synerdocs, если раздел вынесен отдельно).

3. В открывшемся окне выберите тип документа: Товарная накладная, Акт приёма-передачи или Упаковочный лист.

Интерфейс Synerdocs разделен на несколько ключевых блоков:

• Шаблоны документов — готовые формы для разных типов отгрузок (FBS, FBO, возвраты).
• Архив — история всех сгенерированных документов с возможностью повторной загрузки.
• Настройки — здесь указываются реквизиты вашей компании, которые автоматически подставляются в документы.

Важный момент: перед первой отгрузкой обязательно заполните раздел Настройки → Реквизиты организации. Без этого система не позволит сформировать документы. Убедитесь, что данные совпадают с теми, что указаны в договоре с Wildberries.

Требования к браузеру и технические нюансы

Synerdocs оптимизирован для работы в Google Chrome или Yandex Browser. При использовании других браузеров (например, Safari или Edge) возможны сбои при генерации PDF-файлов. Также рекомендуется:

• Отключить блокировщики рекламы (они могут мешать загрузке документов).
• Очистить кэш браузера, если страницы грузятся медленно.
• Использовать стабильное интернет-соединение — обрыв связи во время генерации документа приведёт к ошибке.

Пошаговая инструкция: как подготовить документы для отгрузки

Процесс подготовки документов в Synerdocs состоит из 5 основных этапов. Следуйте им строго по порядку, чтобы избежать ошибок:

Этап 1: Выбор типа отгрузки и заполнение шаблона

В Synerdocs доступны шаблоны для разных схем работы:

• FBS (отгрузка со своего склада) — требует товарную накладную и акт.
• FBO (отгрузка с склада Wildberries) — достаточно упаковочного листа.
• Возврат — отдельный шаблон для возвращённых товаров.

Для FBS-отгрузки:

1. Выберите шаблон Товарная накладная (ТН) для FBS.

2. Укажите номер заказа из личного кабинета Wildberries (он должен начинаться с WB-).

3. Добавьте товары из списка — система автоматически подтянет артикулы и количество.

4. Проверьте реквизиты получателя: для FBS это всегда ООО «Вайлдберриз» с адресом конкретного распределительного центра.

Этап 2: Генерация акта приёма-передачи

Акт приёма-передачи (АПП) подтверждает передачу товара от вас Wildberries. Его обязательно нужно сформировать после товарной накладной. Алгоритм:

1. В разделе Акты выберите Создать новый акт.

2. Привяжите акт к ранее созданной накладной (система предложит список).

3. Укажите дату отгрузки — она должна совпадать с датой в транспортной накладной.

4. Заполните поле Транспортная компания (если доставляете самостоятельно) или выберите Самовоз.

В 2026 году в акте появилось новое обязательное поле — «Код маркировки» для товаров, подлежащих обязательной маркировке (одежда, обувь, духи и др.). Если ваш товар попадает под это требование, код должен быть указан для каждой единицы.

Как найти код маркировки

Код маркировки (DataMatrix) наносится на этикетку товара и состоит из 14 цифр. Его можно сгенерировать в системе «Честный Знак» или получить от производителя. В Synerdocs код вводится вручную или загружается через Excel-файл.

Этап 3: Упаковочный лист и дополнительные документы

Упаковочный лист требуется для всех отгрузок, кроме возвратов. Он содержит:

• Список товаров с артикулами и количеством.
• Вес и габариты каждой коробки.
• Номер транспортной накладной (если доставка через ТК).

Важный момент: если отгружаете несколько коробок, для каждой нужно сформировать отдельный упаковочный лист. В Synerdocs это делается через функцию «Добавить коробку».

Нюансы и подводные камни: что часто упускают

Даже опытные продавцы сталкиваются с отказами из-за мелочей. Вот ключевые моменты, на которые стоит обратить внимание:

Сроки и лимиты на загрузку документов

Wildberries устанавливает жёсткие сроки для подготовки документов:

Требования к формату файлов

Synerdocs генерирует документы в PDF, но при загрузке в личный кабинет Wildberries действуют правила:

• Файл должен весить не более 5 МБ.
• Название файла должно содержать номер заказа (например, WB-123456_ТН.pdf).
• Документы с водяными знаками или защитой от редактирования не принимаются.

На практике чаще всего отказывают из-за:

• Несовпадения артикулов в накладной и заказе.
• Отсутствия подписи или печати (если требуется).
• Ошибок в кодах маркировки (для маркированных товаров).

Типичные ошибки и как их избежать

Анализ отказов показывает, что 80% проблем связаны с повторяющимися ошибками. Вот самые распространённые:

1. Несовпадение данных в Synerdocs и личном кабинете. Например, в накладной указано 10 единиц товара, а в заказе — 8. Всегда сверяйте количество перед генерацией документов.

2. Ошибки в реквизитах. Даже опечатка в ИНН или адресе приведёт к отказу. Проверяйте данные в разделе Настройки Synerdocs.

3. Отсутствие кода маркировки для товаров, подлежащих обязательной маркировке. С 2026 года Wildberries блокирует приёмку таких товаров без кода.

4. Неправильный формат файла. Например, загрузка документа в Word вместо PDF или превышение лимита по весу файла.

Что делать после подготовки документов: финальные шаги

Подготовка документов — только половина дела. Чтобы отгрузка прошла успешно, выполните следующие действия:

1. Загрузите документы в личный кабинет Wildberries. Для этого перейдите в раздел Логистика → Мои отгрузки, выберите заказ и прикрепите файлы.

2. Отслеживайте статус приёмки. В течение 24 часов после отгрузки проверьте, появился ли статус «Принято» или «Отклонено».

3. Сохраните копии документов. Даже после успешной приёмки храните PDF-файлы не менее 3 месяцев — они могут понадобиться для разрешения споров.

Если документ отклонили, Synerdocs покажет причину в разделе Архив. Исправьте ошибку и загрузите обновлённую версию. В большинстве случаев у вас есть 48 часов на доработку, после чего заказ аннулируется.

Если отгрузка проходит через транспортную компанию (например, СДЭК или «Деловые линии»), дополнительно подготовьте транспортную накладную. Её шаблон можно скачать в Synerdocs или на сайте ТК. Убедитесь, что номер транспортной накладной указан в упаковочном листе — это обязательное требование Wildberries.