Как получить накладную в Wildberries: инструкция для продавцов и покупателей

Накладная на Wildberries — это ключевой документ, который подтверждает передачу товара между сторонами сделки. Без неё невозможно оформить возврат, урегулировать спор с логистикой или подтвердить факт поставки для бухгалтерии. Проблема в том, что интерфейс маркетплейса не всегда интуитивно понятен: кнопки спрятаны в глубине меню, а условия выдачи документов зависят от статуса заказа и роли пользователя (продавец или покупатель).

Если вы продавец, накладная понадобится для сверки с фактически отгруженным товаром, закрытия претензий от WB или доказательства поставки в случае споров. Покупателям документ нужен реже — обычно для возврата бракованного товара или подтверждения покупки в гарантийном центре. В обоих случаях важно знать, где и когда накладная становится доступной, чтобы не упустить сроки её скачивания.

На практике большинство проблем возникает из-за трёх факторов: незнание разницы между транспортной накладной (для логистов) и товарной накладной (для бухгалтерии), пропуск сроков формирования документа или попытка получить его через неподходящий раздел личного кабинета. Эта инструкция поможет избежать типичных ошибок и получить накладную с первой попытки.

Где искать накладную в личном кабинете Wildberries

Локация кнопки для скачивания накладной зависит от того, кто вы — продавец или покупатель — и на каком этапе находится заказ. Вот ключевые разделы, где может появиться документ:

Для продавцов: 3 основных источника

Продавцы могут получить накладную в трёх местах личного кабинета, в зависимости от типа документа:

• Раздел «Заказы» → «Архив заказов» — здесь формируются товарные накладные на отгруженные партии. Документ появляется после того, как WB подтвердит приёмку товара на складе.
• Раздел «Логистика» → «Документы» — тут доступны транспортные накладные (ТН) для перевозчиков. Они генерируются автоматически при создании заявки на самовывоз или доставку.
• Раздел «Финансы» → «Отчёты» — здесь можно запросить сводную накладную за период (например, для бухгалтерской отчётности).

Для покупателей: ограниченные опции

Покупатели могут получить накладную только в двух случаях:

1. Если заказ был оформлен с доставкой на адрес — документ приходит на email вместе с чеком (обычно в течение суток после отгрузки).
2. Если заказ забран с пункта выдачи — накладную можно запросить у сотрудников ПВЗ в момент получения (но не все точки предоставляют её по умолчанию).

Важный момент: в мобильном приложении Wildberries раздел с накладными отсутствует. Все операции по скачиванию документов выполняются только через веб-версию личного кабинета (в браузере).

Пошаговая инструкция: как скачать накладную

Процесс отличается для продавцов и покупателей. Ниже — детальные алгоритмы для каждой роли.

Для продавцов: товарная накладная

Вот что нужно сделать:

Если накладная не отображается, проверьте:

• Статус заказа — документ формируется только после подтверждения WB о приёмке товара на складе (статус «Завершён»).
• Тип заказа — накладные не генерируются для заказов с статусом «Отменён» или «Возврат».
• Сроки — документ доступен для скачивания в течение 90 дней с момента завершения заказа.

Для продавцов: транспортная накладная (ТН)

ТН требуется для передачи товара транспортной компании. Чтобы её получить:

1. Перейдите в раздел Логистика → Заявки на доставку.
2. Выберите активную заявку (со статусом «Создана» или «В обработке»).
3. Нажмите кнопку Печать документов — система сгенерирует ТН в PDF.

На практике транспортную накладную часто путают с маркировочным листом (для ШК товара). Это разные документы: ТН подтверждает передачу груза перевозчику, а маркировочный лист — соответствие товара стандартам WB.

Для покупателей: как запросить накладную

Если вы покупатель и не получили накладную автоматически, сделайте следующее:

1. Проверьте папку Спам в почте — иногда письма от WB попадают туда.
2. Если заказ забран с ПВЗ, свяжитесь с поддержкой WB через чат в приложении, указав номер заказа и причину («Нужна накладная для гарантийного ремонта»).
3. Для заказов с доставкой на адрес повторно запросите чек и накладную через раздел Мои заказы → Детали заказа → Отправить чек на email.

Сроки, лимиты и нюансы оформления

Wildberries устанавливает жёсткие временные рамки для работы с накладными. Их нарушение может привести к невозможности получить документ или проблемам с бухгалтерией.

Таблица: ключевые сроки

Что делать, если накладная не формируется

Если документ не появляется в личном кабинете, причины могут быть следующими:

• Технический сбой — попробуйте обновить страницу или очистить кэш браузера. Если не поможет, обратитесь в поддержку WB с указанием номера заказа и скриншотом ошибки.
• Несоответствие статуса — накладная не сформируется, если заказ ещё не завершён (например, товар в пути). Дождитесь статуса «Доставлен» или «Завершён».
• Ограничения по типу заказа — для некоторых категорий товаров (например, цифровые ключи или услуги) накладные не генерируются.

Что писать в поддержку WB

Пример текста запроса: «Добрый день! Не формируется накладная для заказа №[номер]. Статус заказа — [указать], дата отгрузки — [дата]. Прошу проверить и предоставить документ в ответном письме. Причина запроса: [кратко укажите цель, например, "для бухгалтерии" или "для возврата брака"]».

Типичные ошибки и как их избежать

Ошибки при работе с накладными ведут к задержкам в логистике, проблемам с возвратами или штрафам от WB. Вот самые распространённые:

• Путаница между ТН и товарной накладной. Транспортная накладная не заменяет товарную — для бухгалтерии или возвратов нужна именно вторая. Всегда уточняйте, какой документ запрашивает контрагент.
• Пропуск срока скачивания. После истечения 90 дней восстановить накладную можно только через поддержку, а это занимает до 5 рабочих дней. Скачивайте документы сразу после завершения заказа.
• Игнорирование статуса заказа. Накладная не появится, если заказ ещё в обработке или отменён. Проверяйте статус в разделе Мои заказы перед запросом.
• Попытка получить накладную через мобильное приложение. Функция скачивания документов доступна только в веб-версии личного кабинета.

Важный момент: если вы продавец и работаете с несколькими складами WB, накладные формируются отдельно для каждой партии. Например, если товар был отгружен на склады в Москве и Екатеринбурге, вам понадобятся две разные накладные.

Когда накладная не нужна: альтернативные документы

Накладная — не единственный документ, подтверждающий сделку на Wildberries. В некоторых случаях её можно заменить другими бумагами:

• Чек (фискальный документ) — подходит для подтверждения покупки в гарантийных центрах или при возврате товара в WB. Его можно скачать в разделе Мои заказы → Детали заказа.
• Акт приёмки-передачи — используется между продавцом и WB при поставке крупных партий. Формируется в разделе Логистика → Документы.
• Электронная почта с подтверждением заказа — иногда принимается как доказательство покупки (например, для страховой компании).

На практике накладная требуется только в трёх случаях:

1. Для бухгалтерской отчётности (если вы продавец на ОСНО или УСН).
2. Для оспаривания штрафов от WB (например, если товар потерялся на складе).
3. Для возврата бракованного товара производителю (если гарантия требует оригинал накладной).

Во всех остальных ситуациях достаточно чека или скриншота из личного кабинета.

Как использовать накладную для решения споров

Накладная — ваш главный аргумент в конфликтах с Wildberries, покупателями или транспортными компаниями. Вот как её применять в спорных ситуациях:

Споры с WB по потерянному или повреждённому товару

Если WB наложил штраф за недопоставку или повреждение товара, а вы уверены в своей правоте:

1. Скачайте накладную и сверьте количество отгруженного товара с данными в документе.
2. Сделайте скриншот раздела Логистика → История движения, где видно, что товар был принят складом WB.
3. Напишите в поддержку WB с приложением этих документов и требованием снять штраф.

В 80% случаев WB идёт навстречу, если доказательства представлены корректно. Главное — указать в обращении фразу: «Прошу проверить данные по накладной №[номер] и снять штраф в связи с [причина]».

Возврат бракованного товара покупателем

Если покупатель возвращает товар по браку, но WB отказывается принимать его без накладной:

• Предложите покупателю использовать чек вместо накладной (это допускается правилами WB).
• Если чек утерян, запросите у покупателя скриншот из личного кабинета с деталями заказа — этого обычно достаточно.
• В крайнем случае свяжитесь с поддержкой WB от имени продавца и подтвердите легитимность возврата.

На практике WB редко требует накладную от покупателей, но некоторые бренды (например, Apple или Samsung) могут запрашивать её для гарантийного ремонта. В этом случае покупателю придётся обращаться в поддержку WB за дубликатом.