Акт сверки с Wildberries: как правильно сформировать и отправить

Работа с Wildberries требует точного учёта взаимных расчётов. Даже при автоматической выгрузке отчётности расхождения в платежах, возвратах или штрафах случаются регулярно. Если хотите избежать финансовых потерь или споров с маркетплейсом, акт сверки станет вашим главным инструментом. Этот документ фиксирует реальное состояние расчётов на конкретную дату и помогает оперативно урегулировать разногласия.

На практике многие поставщики сталкиваются с проблемами при формировании акта: не могут найти функцию в личном кабинете, допускают ошибки в заполнении или не знают, как правильно отправить документ на согласование. В результате процесс затягивается, а средства блокируются дольше положенного. Вот что нужно сделать, чтобы избежать этих сложностей и закрыть вопрос с первой попытки.

Где в личном кабинете Wildberries найти функцию акта сверки

Функция формирования акта сверки скрыта в разделе финансовой отчётности. Важный момент: доступ к ней появляется только после того, как вы подключите электронную подпись (ЭП) в профиле поставщика. Без этого отправить документ на согласование не получится — система просто не даст сохранить файл.

Вот путь до нужного раздела:

Авторизуйтесь в Личном кабинете поставщика Wildberries (версия для десктопа, в мобильном приложении функции нет).
Перейдите в меню Финансы → подменю Акты сверки.
На открывшейся странице нажмите кнопку Создать акт сверки (расположена в правом верхнем углу).

На экране появится форма с предварительно заполненными данными: период сверки, сумма задолженности по версии Wildberries и список операций (поступления, возвраты, штрафы). Эти данные pullingятся автоматически из системы маркетплейса, но их обязательно нужно перепроверить перед отправкой.

Какие данные можно редактировать вручную

Wildberries позволяет корректировать только часть полей в акте сверки. Вот что вы можете изменить:

Период сверки — по умолчанию система предлагает текущий месяц, но вы можете выбрать любой интервал (например, за квартал или конкретную дату).
Комментарий к акту — здесь укажите причину формирования документа (например, «Расхождения по возвратам за октябрь 2023») или уточняющие детали.
Список операций — можно добавить недостающие транзакции (например, если Wildberries не учёл ваш платёж) или исключить ошибочные записи.

Остальные поля (сумма задолженности, реквизиты сторон) редактировать нельзя — они подтягиваются из договора и финансовой системы маркетплейса. Если здесь есть ошибки, их нужно исправлять через техническую поддержку.

Пошаговая инструкция: как сформировать и отправить акт

Процесс состоит из 5 ключевых этапов: от подготовки данных до отправки на согласование. Если пропустить хотя бы один шаг, Wildberries может отклонить документ или вернуть его на доработку.

Выберите период сверки в календаре|Проверьте автоматически загруженные операции (платежи, возвраты, штрафы)|Добавьте недостающие транзакции вручную (если есть)|Укажите комментарий с причиной формирования акта|Подпишите документ электронной подписью и отправьте на согласование-->

1. Выбор периода и проверка операций

Начните с указания дат, за которые формируете акт.Wildberries предлагает три варианта:

Текущий месяц — подходит для регулярной сверки (рекомендуется делать ежемесячно).
Произвольный период — удобно, если нужно уточнить расчёты за конкретный промежуток (например, после массовых возвратов).
С даты последней сверки — система автоматически подставит дату вашего предыдущего акта.

После выбора периода внизу экрана появится таблица с операциями. Здесь отображаются:

Поступления от продаж (с указанием даты и суммы).
Возвраты и списания (включая штрафы за брак или нарушение сроков отгрузки).
Корректировки (например, пересчёт комиссий).

Важный момент: сверяйте каждую строку с вашей внутренней бухгалтерией. Wildberries иногда дублирует операции или не учитывает платежи, поступившие с задержкой. Если найдёте расхождение, добавьте недостающую транзакцию через кнопку Добавить операцию.

2. Заполнение комментария и отправка на согласование

В поле Комментарий укажите:

Причину формирования акта (например, «Несовпадение суммы возвратов по заказу №12345678»).
Контактные данные ответственного лица (если нужно уточнить детали).
Ссылку на подтверждающие документы (например, «См. платёжное поручение от 15.10.2023»).

После заполнения нажмите Подписать и отправить. Система запросит подтверждение через электронную подпись. Если ЭП не настроена, появится ошибка — придётся сначала подключить сертификат.

Нюансы и подводные камни при сверке с Wildberries

Даже если вы правильно заполнили акт, маркетплейс может его отклонить или вернуть на доработку. Вот самые распространённые причины:

Проблема	Как избежать
Несовпадение суммы с данными Wildberries	Перед отправкой сверьте итоговую сумму с отчётом Выписка по счёту в личном кабинете.
Отсутствие подтверждающих документов	Прикрепите сканы платёжек, накладных или актов возврата (если они есть).
Неактуальный период	Wildberries не принимает акты старше 6 месяцев. Для устаревших периодов нужно обращаться в поддержку.
Ошибки в реквизитах	Проверьте, что ИНН, КПП и расчётный счёт совпадают с договором.

Ещё один важный момент: Wildberries может частично согласовать акт. Например, подтвердить сумму по продажам, но оспорить штрафы за брак. В этом случае вам придётся доработать документ или предоставить дополнительные доказательства (фото товара, экспертные заключения и т.д.).

Что делать, если Wildberries не отвечает на акт сверки

Если статус документа висит в режиме На согласовании дольше 5 дней, напишите в поддержку через раздел Помощь → Финансовые вопросы. В сообщении укажите номер акта и попросите ускорить рассмотрение. Прикрепите скриншот страницы с висящим статусом — это ускорит реакцию.

Особенности сверки для разных типов поставщиков

Процесс немного отличается в зависимости от вашей модели работы с Wildberries:

FBS (склад Wildberries): акты сверки формируются автоматически раз в месяц, но вы можете создать дополнительный вручную (например, при спорных возвратах).
FBO (самостоятельная отгрузка): сверка проводится только по вашей инициативе. Wildberries не отправляет уведомлений о расхождениях.
Дропшиппинг: акты сверки не доступны — все расчёты проходят через партнёрскую программу.

Для FBS-поставщиков важно учитывать сроки списания штрафов. Например, если вы опоздали с отгрузкой, штраф может появиться в выписке только через 2–3 недели. Проверяйте акты сверки с учётом этой задержки.

Типичные ошибки при формировании акта сверки

Ошибки в акте сверки ведут к задержкам в согласовании или отказу Wildberries. Вот что чаще всего делают не так:

Игнорируют мелкие расхождения. Даже разница в 100 рублей может стать причиной отклонения. Всегда уточняйте суммы до копейки.
Не прикрепляют подтверждающие документы. Без платёжек или накладных Wildberries не станет разбираться в спорных операциях.
Выбирают неправильный период. Например, пытаются свериться за год, хотя лимит — 6 месяцев. Для старых периодов нужно писать в поддержку.
Не проверяют статус ЭП. Если сертификат электронной подписи просрочен, акт не отправится, но система не всегда показывает явную ошибку.

Ещё одна частая проблема — дублирование операций. Например, если вы вручную добавили платёж, который Wildberries уже учёл автоматически. Чтобы этого избежать, перед редактированием экспортируйте отчёт по операциям в Excel и сравните его с вашей бухгалтерией.

Как ускорить согласование акта сверки

Чтобы Wildberries рассмотрел ваш акт максимально быстро, следуйте этим рекомендациям:

Формируйте акт в начале месяца. В это время нагрузка на финансовую службу маркетплейса минимальна, и документы согласовывают быстрее.
Указывайте конкретную причину расхождений. Вместо «Не совпадает сумма» пишите: «Не учтён платёж от 05.11.2023 на 25 000 руб. (см. прикреплённую выписку).»
Прикрепляйте сканы документов. Чем больше подтверждений вы предоставите, тем меньше вопросов возникнет у проверяющих.
Отслеживайте статус. Если акт висит дольше 3 дней, напишите в поддержку с напоминанием.

Если Wildberries отклонил акт, не отправляйте его повторно без изменений. Изучите комментарий в статусе (например, «Не совпадает сумма по возвратам») и скорректируйте документ. Часто причина отказа банальна — опечатка в сумме или отсутствие подписи.

Сумма совпадает с выпиской по счёту|Все операции подтверждены документами|Период не старше 6 месяцев|Электронная подпись активна|Комментарий содержит причину расхождений-->

На практике большинство актов сверки согласовывается за 2–3 дня, если они оформлены правильно. Главное — не тянуть с формированием документа: чем раньше вы заметите расхождение, тем проще будет его урегулировать.

Что делать после согласования акта сверки

После того как Wildberries утвердит акт, вам придёт уведомление в личный кабинет и на email. Дальнейшие действия зависят от результата сверки:

Если расчёты совпали — никаких дополнительных шагов не требуется. Документ станет основанием для будущих финансовых операций.
Если есть разница в вашу пользу — Wildberries перечислит недостающую сумму на ваш счёт в течение 10 рабочих дней.
Если разница в пользу Wildberries — вам нужно будет погасить долг (через личный кабинет или банковским переводом).

Важный момент: сохраните согласованный акт в PDF. Его можно скачать через раздел Финансы → Акты сверки (нажмите на номер документа и выберите Экспорт). Этот файл пригодится для бухгалтерской отчётности или споров с маркетплейсом.

Если после согласования вы обнаружили новые расхождения (например, забыли учесть платёж), придётся формировать новый акт. Wildberries не вносит изменения в уже утверждённые документы.