Какие документы предоставляет Wildberries для бухгалтерии и как их получить

Зачем продавцу документы от Wildberries и где их искать

Если вы продаёте на Wildberries, рано или поздно столкнётесь с необходимостью оформить бухгалтерские документы. Без них невозможно подтвердить доходы, списать расходы, вернуть НДС или отчитаться перед налоговой. Платформа выдаёт продавцам несколько типов документов — от актов выполненных работ до детализированных отчётов по комиссиям. Но найти их в личном кабинете не всегда просто, особенно если вы новичок.

Основная проблема: Wildberries не присылает документы автоматически. Их нужно запрашивать вручную в определённых разделах личного кабинета. При этом у каждого типа документов — свои сроки формирования, правила оформления и ограничения. Например, акт выполненных работ можно получить только после закрытия отчётного периода, а счёт-фактуру — если вы работаете с НДС.

В этой статье разберём, какие документы доступны продавцам, где их скачать, как правильно оформить и на что обратить внимание, чтобы избежать ошибок при сдаче отчётности. Начнём с самого важного — где искать нужные функции в личном кабинете.

Где в личном кабинете Wildberries найти бухгалтерские документы

Все документы для бухгалтерии формируются в разделе Финансы личного кабинета Wildberries. Но путь к ним зависит от типа документа. Вот ключевые разделы, которые пригодятся:

• Финансы → Акты — здесь формируются акты выполненных работ (АВР) и универсальные передаточные документы (УПД).
• Финансы → Счета-фактуры — для продавцов на ОСНО, которые платят НДС.
• Финансы → Отчёты — детализированные выписки по комиссиям, вознаграждениям и удержаниям.
• Финансы → Выплаты — реестры платежей и справки о доходах (для ИП на УСН).

Важный момент: не все документы доступны сразу. Например, акты выполненных работ появляются только после 5-го числа месяца, следующего за отчётным периодом. А счета-фактуры формируются в течение 5 рабочих дней после запроса.

Авторизуйтесь на сайте Wildberries|Перейдите в раздел Финансы|Выберите нужный подраздел (Акты, Счета-фактуры и т. д.)|Укажите период и нажмите Сформировать|Скачайте документ в PDF или Excel-->

Как получить акт выполненных работ (АВР)

Акт выполненных работ — главный документ, подтверждающий ваш доход от продаж на Wildberries. Он нужен для:

• подтверждения выручки в налоговой;
• списания комиссий Wildberries как расходов;
• расчёта налогов (НДФЛ для ИП, налог на прибыль для ООО).

Вот что нужно сделать, чтобы получить АВР:

1. Дождитесь закрытия отчётного периода (обычно это конец месяца).
2. После 5-го числа следующего месяца перейдите в Финансы → Акты.
3. Выберите нужный период (месяц и год).
4. Нажмите Сформировать акт и скачайте документ в PDF.

На практике бывают задержки — иногда акты появляются только к 7–10 числу. Если документ не формируется, проверьте:

• правильно ли указан период;
• нет ли задолженности перед Wildberries (например, по штрафам или неоплаченным счетам);
• не блокирован ли ваш аккаунт за нарушения.

Где взять счёт-фактуру для НДС

Счета-фактуры нужны только тем, кто работает на общей системе налогообложения (ОСНО) и платит НДС. Wildberries выступает в роли агента по НДС, поэтому обязан предоставлять эти документы.

Чтобы получить счёт-фактуру:

1. Перейдите в Финансы → Счета-фактуры.
2. Выберите период (квартал или месяц, в зависимости от вашей отчётности).
3. Нажмите Запросить счёт-фактуру.
4. Дождитесь формирования (обычно занимает до 5 рабочих дней).
5. Скачайте документ в PDF и проверьте реквизиты.

Важный нюанс: в счёте-фактуре Wildberries указывает свою ставку НДС (20%), даже если вы продаёте товары по льготной ставке (10% или 0%). Это может вызвать вопросы у налоговой. В таком случае придётся делать корректировочный счёт-фактуру или объяснять расхождения в декларации.

Какие ещё документы можно получить от Wildberries

Помимо актов и счетов-фактур, Wildberries предоставляет продавцам другие бухгалтерские документы. Их можно использовать для подтверждения расходов, уточнения выплат или отчётности перед контрагентами.

Детализированные отчёты по комиссиям и удержаниям

Эти отчёты помогают разобраться, сколько именно Wildberries удержал с ваших продаж. В них указаны:

• комиссия за продажу;
• логистические расходы (если используете ФБС);
• штрафы за брак, возвраты или нарушения;
• выплаты по программам лояльности (кешбэк, скидки).

Чтобы скачать отчёт:

1. Перейдите в Финансы → Отчёты.
2. Выберите тип отчёта: Детализация по комиссиям или Выписка по удержаниям.
3. Укажите период и нажмите Сформировать.

Отчёты обновляются ежедневно, но финальные данные по месяцу появляются только после 5-го числа. Если заметили расхождения, можно оспорить удержания через техподдержку (раздел Финансы → Обращения).

Реестры выплат и справки о доходах

Эти документы пригодятся:

• ИП на УСН — для подтверждения доходов;
• ООО — для сверки с банковскими выписками;
• при оформлении кредита или субсидий (например, от государства).

Реестры выплат показывают, какие суммы и за какие периоды перечислил Wildberries на ваш счёт. Справки о доходах — это упрощённый вариант акта, где указаны только итоговые суммы без детализации.

Чтобы их получить:

1. Перейдите в Финансы → Выплаты.
2. Выберите Реестр выплат или Справка о доходах.
3. Укажите период (месяц или квартал).
4. Скачайте документ в Excel или PDF.

Что делать, если в реестре не хватает выплаты

Если в реестре не отражена сумма, которую вы должны были получить, проверьте:

1. Не было ли задержки выплаты из-за блокировки счета.

2. Не удержал ли Wildberries деньги за штрафы или возвраты.

3. Не ошиблись ли вы с периодом (выплаты иногда сдвигаются на следующий месяц).

Если проблема не решена — пишите в поддержку с указанием номера платежа и даты.

Нюансы и подводные камни при работе с документами

Даже если вы правильно запросили документы, могут возникнуть проблемы. Вот на что обратить внимание:

Расхождения в суммах: почему данные не сходятся

Частая ситуация: в акте выполненных работ одна сумма, а на счёт пришла другая. Причины могут быть такие:

• Удержания за возвраты — Wildberries списывает деньги за возвращённые товары уже после формирования акта.
• Штрафы за брак или нарушения — их тоже удерживают постфактум.
• Корректировки по логистике — если использовали ФБС, могут быть перерасчёты за хранение или доставку.

Чтобы избежать путаницы:

• Сверяйте акты с детализированными отчётами по удержаниям.
• Проверяйте выписки по счёту в банке.
• Если расхождения значительные — запрашивайте у Wildberries разъяснения через раздел Финансы → Обращения.

Ошибки в реквизитах: что делать, если данные неверные

Иногда в документах Wildberries указывает устаревшие реквизиты вашей компании (например, старый ИНН или адрес). Это может стать проблемой при проверке налоговой.

Чтобы исправить:

1. Проверьте актуальные реквизиты в разделе Настройки → Реквизиты.
2. Если данные устарели — обновите их и сохраните изменения.
3. Напишите в поддержку Wildberries с просьбой переформировать документы с правильными реквизитами.

Типичные ошибки продавцов при работе с документами

Опытные продавцы редко ошибаются, но новички часто сталкиваются с одними и теми же проблемами. Вот самые распространённые:

• Запрос документов до закрытия отчётного периода — акты и счета-фактуры формируются только после 5-го числа. Если пытаться скачать их раньше, система выдаст ошибку.
• Игнорирование детализированных отчётов — многие продавцы скачивают только акты, не сверяя их с отчётами по комиссиям. Из-за этого пропускают удержания или штрафы.
• Неправильное указание периода — если выбрать не тот месяц, документ сформируется с нулевыми суммами или ошибками.
• Отсутствие резервных копий — Wildberries не хранит документы бессрочно. Если не скачать их вовремя, потом придётся восстанавливать через поддержку.

Скачайте акт выполненных работ за нужный период|Сверьте суммы с детализированным отчётом по комиссиям|Проверьте реквизиты в счёте-фактуре (если на ОСНО)|Сохраните все документы в облачное хранилище или на жёсткий диск-->

Как организовать работу с документами, чтобы избежать проблем

Систематическая работа с бухгалтерскими документами сэкономит время и нервы. Вот что рекомендуем:

1. Настройте напоминания о сроках. Заведите календарь с ключевыми датами:

• 5-е число месяца — формирование актов;
• 25-е число — срок сдачи декларации по НДС (если на ОСНО);
• конец квартала — сверка с банком и налоговой.

2. Автоматизируйте сверку. Используйте Excel или специальные программы (например, 1С), чтобы сравнивать данные из Wildberries с вашей бухгалтерией. Это поможет быстро находить расхождения.

3. Храните документы в облаке. Wildberries не гарантирует вечное хранение файлов. Лучше скачивать все акты, счета-фактуры и отчёты и сохранять их в Google Drive, Яндекс.Диске или на локальном носителе.

4. Регулярно проверяйте удержания. Заходите в раздел Финансы → Отчёты не реже раза в неделю, чтобы отслеживать штрафы, возвраты и другие списания. Чем раньше заметите ошибку, тем проще её исправить.