Какие документы нужны для отгрузки товара на Wildberries: пошаговое руководство 2026

Отгрузка товара на Wildberries — это не только правильная упаковка и своевременная доставка, но и грамотное оформление документов. Без них ваш товар не примут на склад, а заказ зависнет в статусе «Ожидает документов». Если хотите избежать штрафов, задержек и проблем с возвратами, нужно заранее подготовить полный пакет бумаг. В этой статье — актуальный чек-лист документов для разных типов товаров, пошаговые инструкции по их оформлению и разбор типичных ошибок, из-за которых Wildberries блокирует поставки.

Особенность работы с маркетплейсом в том, что требования к документам зависят от категории товара, способа отгрузки (FBS или FBO) и даже от типа поставщика (ИП, ООО или самозанятый). Например, для одежды потребуется декларация о соответствии, а для электроники — сертификат или декларация ТР ТС. При этом Wildberries регулярно обновляет правила: с 2026 года ввели обязательную маркировку для новых групп товаров, а с 1 июля изменились требования к УПД для поставщиков на FBS. Если не успеете адаптироваться, рискуете потерять возможность отгружать товар до устранения замечаний.

Вот что нужно сделать, чтобы избежать проблем: проверить актуальные требования в личном кабинете Wildberries, подготовить документы заранее (некоторые оформляются до 30 дней) и сверить их с образцами из официальных источников. Далее разберём каждый документ подробно — от ТОРГ-12 до транспортной накладной, — а также покажем, где их скачать, как заполнить и куда загрузить в системе WB.

Какие документы требует Wildberries для отгрузки товара

Wildberries запрашивает два типа документов: обязательные для всех поставщиков и специфические, которые зависят от категории товара. Без первого пакета вашу отгрузку не примут на склад, без второго — могут заблокировать уже после приёмки. Вот полный список:

Базовый пакет документов (для всех поставщиков)

• ТОРГ-12 (или УПД) — подтверждает передачу товара от вас Wildberries. Обязателен для FBS и FBO, но форма отличается.
• Счёт-фактура — нужен для бухгалтерии WB (если вы платите НДС). Для ИП на УСН или самозанятых не требуется.
• Транспортная накладная (ТН) — сопровождает груз при доставке на склад WB. Форма зависит от транспортной компании.
• Акт приёмки-передачи — иногда запрашивается дополнительно, если есть расхождения по количеству или качеству товара.

Специфические документы (зависят от товара)

Эти бумаги подтверждают легальность и безопасность товара. Их список регулируется законодательством РФ и внутренними правилами Wildberries. Вот ключевые категории:

Где и как оформить документы для отгрузки

Если вы новичок на Wildberries, первый вопрос — где взять все эти бумаги. Часть из них генерируется автоматически в личном кабинете WB, другие нужно заказывать у аккредитованных организаций. Вот пошаговая инструкция:

1. ТОРГ-12 или УПД

Этот документ формируется в личном кабинете Wildberries после создания заказа на отгрузку. Вот как его получить:

Важный момент: в ТОРГ-12 должны совпадать:

• Артикулы товара (те же, что в карточке WB).
• Количество единиц (с учётом резерва на брак, если есть).
• Цены (без НДС, если вы не плательщик).

Если обнаружите ошибку после формирования, исправлять её нужно через кнопку Редактировать в том же разделе. После печати изменения вносить запрещено — придётся формировать новый документ.

2. Сертификаты и декларации

Эти документы оформляются до первой отгрузки. Их можно получить:

• Через аккредитованные органы по сертификации (например, «Ростест», «Сертифика», «Тюв Зюд»).
• Самостоятельно, если ваш товар подпадает под упрощённую схему декларирования (например, для некоторых видов одежды).

Средние сроки оформления:

• Декларация ТР ТС — 3–7 дней.
• Сертификат ТР ТС — 7–14 дней (для сложных товаров до 30 дней).

После получения оригиналы документов нужно загрузить в личный кабинет WB:

1. Перейдите в раздел Товары → Сертификаты.
2. Нажмите Добавить документ и выберите тип (декларация, сертификат).
3. Заполните данные: номер, дата выдачи, срок действия, орган сертификации.
4. Прикрепите скан документа в формате PDF или JPG (макс. 10 МБ).

3. Маркировка «Честный Знак»

С 2026 года маркировка обязательна для большинства категорий: одежды, обуви, духов, шин, молока, воды и др. Чтобы отгрузить такой товар на Wildberries, нужно:

1. Зарегистрироваться в системе «Честный Знак» (через сайт честныйзнак.рф).
2. Получить коды DataMatrix для каждой единицы товара (можно заказать у операторов электронного документооборота).
3. Нанести коды на упаковку (печать, стикеры или прямая маркировка).
4. В личном кабинете WB указать коды в карточке товара (раздел Маркировка).

Исключения из маркировки

Если вы продаёте товар по схеме FBO (хранение на своём складе), маркировка не требуется до момента передачи WB. Также освобождены от маркировки товары, выпущенные до введения обязательных требований (например, обувь до 2020 года).

Как загрузить документы в личный кабинет Wildberries

Даже если у вас все бумаги на руках, их нужно правильно загрузить в систему WB. Ошибки на этом этапе — одна из главных причин задержек приёмки. Вот пошаговый алгоритм:

1. Загрузка ТОРГ-12/УПД и счёта-фактуры

Эти документы прикрепляются к конкретной отгрузке:

1. В личном кабинете перейдите в Поставки → Активные.
2. Выберите нужную отгрузку и нажмите Загрузить документы.
3. Прикрепите сканы ТОРГ-12 (или УПД) и счёта-фактуры (если требуется).
4. Подтвердите загрузку кнопкой Сохранить.

Важно: файлы должны быть чёткими, без обрезок и разворотов. Формат — PDF или JPG, размер — не более 10 МБ. Если документ многолистовый, сканируйте его как один файл.

2. Прикрепление сертификатов и деклараций

Эти документы загружаются один раз и действуют на все отгрузки:

1. Перейдите в Товары → Сертификаты.
2. Нажмите Добавить документ и выберите тип (сертификат, декларация, гигиеническое заключение).
3. Заполните реквизиты: номер, дата, срок действия, орган выдачи.
4. Прикрепите скан документа.
5. Свяжите документ с артикулами товаров, к которым он относится.

3. Подтверждение маркировки

Для маркированных товаров нужно указать коды DataMatrix в карточке товара:

1. Откройте раздел Товары → Мои товары.
2. Выберите товар и перейдите на вкладку Маркировка.
3. Введите коды DataMatrix (можно загрузить список в Excel).
4. Сохраните изменения.

Если коды не будут подтверждены, Wildberries не примет товар на склад. Проверку проводят автоматизированные системы, поэтому ошибки в кодах (например, лишний символ) приведут к отказу.

Типичные ошибки при оформлении документов

Даже опытные продавцы иногда допускают ошибки, из-за которых отгрузка затягивается на дни или недели. Вот самые распространённые проблемы и как их избежать:

• Несовпадение артикулов в ТОРГ-12 и карточке WB.

  Wildberries проверяет артикулы автоматически. Если в документе указан ART-123, а в карточке товара — ART123 (без тире), система откажет в приёмке. Всегда копируйте артикулы из личного кабинета.

• Просроченные сертификаты или декларации.

  Wildberries блокирует отгрузку, если срок действия документа истёк. Проверяйте даты заранее — некоторые декларации действуют всего 1 год.

• Отсутствие маркировки для обязательных категорий.

  Например, если вы отгружаете обувь без кодов DataMatrix, товар не примут на склад. Даже если маркировка не нужна для хранения на вашем складе (FBO), она потребуется при передаче WB.

• Ошибки в транспортной накладной.

  Если в ТН указан неверный адрес склада WB или вес груза не совпадает с фактическим, транспортная компания может отказаться везти товар. Всегда сверяйте данные с менеджером WB.

Что делать, если Wildberries не принимает документы

Если после загрузки документов статус отгрузки не меняется или приходит уведомление об ошибке, действуйте по алгоритму:

1. Проверьте уведомление в личном кабинете.

   Wildberries обычно указывает причину отказа (например, «Несовпадение количества в ТОРГ-12»). Исправьте ошибку и загрузите документ заново.

2. Свяжитесь с поддержкой WB.

   Напишите в чат или создайте тикет через Помощь → Техническая поддержка. Прикрепите скрины ошибки и документы для проверки.

3. Обратитесь к менеджеру по работе с поставщиками.

   Если проблема не решается, запросите обратный звонок через раздел Контакты в личном кабинете.

На практике большинство проблем решается в течение 24 часов, если оперативно предоставить корректные документы. Главное — не игнорировать уведомления от WB и не пытаться «протолкнуть» отгрузку с ошибками.

Как упростить работу с документами: лайфхаки для продавцов

Оформление документов для Wildberries может занимать много времени, особенно если вы работаете с большим ассортиментом. Вот несколько способов оптимизировать процесс:

• Используйте программы для автоматического заполнения ТОРГ-12.

  Сервисы вроде «МойСклад», «1С:Управление торговлей» или «БухСофт» интегрируются с WB и подтягивают данные о заказах автоматически. Это снижает риск ошибок при ручном вводе.

• Ведите базу сертификатов в облачном хранилище.

  Создайте папку в Google Drive или Яндекс.Диске с разделением по категориям товаров. Так вы быстро найдёте нужный документ при проверке.

• Настройте напоминания о сроках действия документов.

  В календаре или CRM отметьте даты истечения сертификатов, чтобы успеть продлить их заранее. Например, за 2 месяца до окончания срока.

• Проверяйте маркировку через мобильное приложение «Честный Знак».

  Скачайте официальное приложение и сканируйте коды DataMatrix перед отгрузкой. Система покажет, корректны ли коды и не числятся ли они в базе утраченных.

Если вы отгружаете товар регулярно, рассмотрите возможность делегирования документации. Можно нанять бухгалтера на аутсорсе или воспользоваться услугами компаний, которые специализируются на оформлении документов для маркетплейсов (например, «Доксвижн», «ЛайтДокс»).

Помните: чем точнее и быстрее вы оформляете документы, тем меньше риск задержек и штрафов. Wildberries ценит надёжных поставщиков, и грамотная работа с бумагами — один из ключевых факторов для повышения рейтинга в системе.