Какие документы нужны для поставки товара на склад Wildberries: инструкция 2026

Поставка товара на склад Wildberries — ключевой этап для продавцов, где ошибка в документах может обернуться задержками, штрафами или даже блокировкой аккаунта. Даже опытные поставщики иногда сталкиваются с возвратами партий из-за неверно оформленных сопроводительных бумаг или отсутствия обязательных сертификатов. Проблема в том, что требования WB регулярно обновляются, а информация на официальных ресурсах разбросаны по разным разделам.

Если хотите избежать проблем с приёмкой товара, важно заранее подготовить полный пакет документов — от договора с маркетплейсом до транспортных накладных. В этой инструкции разберём, какие бумаги потребуются на каждом этапе: при регистрации поставщика, оформлении партии и непосредственно при сдаче на склад. Особое внимание уделим нюансам для разных категорий товаров (например, для одежды, электроники или детских товаров) и типичным ошибкам, из-за которых WB отказывается принимать груз.

Где найти актуальные требования к документам

Все официальные правила поставок публикуются в личном кабинете Wildberries в разделе Документы → Правила работы с маркетплейсом. Однако на практике продавцы часто пропускают важные детали, потому что:

• требования разбросаны по нескольким PDF-файлам (например, отдельно для одежды, обуви, электроники);
• некоторые правила дублируются или противоречат друг другу в разных версиях документов;
• обновления вступают в силу без предварительных уведомлений (например, изменение сроков хранения сертификатов).

Вот что нужно сделать, чтобы не пропустить важное:

1. Заходите в личный кабинет WB по пути Меню → Документы → Правила поставок не реже 1 раза в месяц.
2. Проверяйте раздел Новости для поставщиков — там публикуют изменения в правилах (например, новые требования к маркировке одежды с 2026 года).
3. Подпишитесь на рассылку WB для партнёров (настройка в Профиль → Уведомления).

Официальные источники для проверки

Кроме личного кабинета, актуальную информацию можно уточнить:

Пошаговая инструкция: какие документы подготовить

Процесс подготовки документов можно разделить на 3 этапа: регистрация поставщика, оформление партии и сдача товара на склад. На каждом из них потребуются разные бумаги. Рассмотрим их подробно.

1. Документы для регистрации поставщика

Прежде чем отправлять первую партию, нужно заключить договор с Wildberries. Для этого подготовьте:

• Реквизиты компании: ИНН, ОГРН, выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП (не старше 3 месяцев).
• Паспортные данные руководителя или ИП (копия разворота с фотографией и пропиской).
• Доверенность (если от имени компании действует не руководитель).
• Банковские реквизиты для выплат (включая БИК и корреспондентский счёт).

1. Заполните анкету в личном кабинете (Стать поставщиком)

2. Прикрепите сканы реквизитов и паспорта

3. Подпишите договор электронной подписью (ЭЦП)

4. Дождитесь проверки (срок — до 5 рабочих дней)-->

Важный момент: Wildberries может запросить дополнительные документы, если:

• ваша компания зарегистрирована менее 3 месяцев;
• вы работаете с товарами, подлежащими обязательной сертификации (например, детская одежда, электроника);
• у вас есть невыполненные обязательства перед другими маркетплейсами (WB проверяет репутацию через партнёрские базы).

2. Документы для оформления партии товара

Когда договор заключён, перед отправкой каждой партии нужно подготовить:

1. Товарная накладная (ТН):
   • Формат: ТОРГ-12 (для юрлиц) или универсальный передаточный документ (УПД).
   • Обязательные поля: наименование товара, артикул, количество, цена за единицу, сумма НДС (если применимо).
   • Особенность: В накладной должны быть указаны те же артикулы, что и в личном кабинете WB.
2. Счёт-фактура (если вы плательщик НДС):
   • Нужна для товара с НДС > 0%.
   • Должна содержать реквизиты WB как покупателя (их можно скачать в личном кабинете в разделе Документы → Реквизиты).
3. Сертификаты и декларации:
   • Для одежды и обуви: декларация о соответствии (по ТР ТС 017/2011).
   • Для электроники: сертификат ЕАС или декларация (в зависимости от типа товара).
   • Для детских товаров: сертификат государственного образца (например, на игрушки — по ТР ТС 008/2011).
4. Маркировка «Честный ЗНАК» (для подлежащих маркировке товаров):
   • Одежда, обувь, духи, шины и другие категории из списка маркируемых товаров должны иметь уникальные коды DataMatrix.
   • Коды должны быть зарегистрированы в системе до отправки на склад.

Что делать, если у товара нет сертификата?

Если ваш товар не подлежит обязательной сертификации (например, некоторые аксессуары или канцтовары), вместо сертификата можно предоставить письмо-отказ от аккредитованного органа. Однако Wildberries может запросить дополнительные подтверждения безопасности (например, протокол испытаний).

3. Документы для сдачи товара на склад WB

При передаче товара на склад потребуется:

• Транспортная накладная (ТТН) — оформляется перевозчиком (если вы пользуетесь услугами транспортной компании). В ней должны быть указаны:
  • адрес склада WB;
  • количество мест и вес груза;
  • данные водителя (ФИО, номер машины).
• Акт приёмки-передачи — составляется на складе WB. В нём фиксируют:
  • фактическое количество товара;
  • состояние упаковки (повреждения, если есть);
  • расхождения с накладной (если обнаружены).
• Этикетки Wildberries:
  • На каждом товаре должна быть наклейка с штрихкодом WB (его можно сгенерировать в личном кабинете в разделе Товары → Печать этикеток).
  • Для одежды и обуви также нужны коды DataMatrix (если товар подлежит маркировке).

Договор с WB (актуальная версия)

Товарная накладная (ТОРГ-12 или УПД)

Счёт-фактура (если НДС > 0%)

Сертификаты/декларации на товар

Коды маркировки «Честный ЗНАК» (при необходимости)

Транспортная накладная (ТТН)

Этикетки WB на каждом товаре-->

Нюансы для разных категорий товаров

Требования к документам сильно зависят от того, какой товар вы поставляете. Например, для одежды и электроники нужны разные сертификаты, а для некоторых категорий (например, косметика или продукты питания) требуются дополнительные разрешения. Рассмотрим основные различия.

Одежда и обувь

Для этих категорий обязательны:

• Декларация о соответствии по ТР ТС 017/2011 (для одежды) или ТР ТС 007/2011 (для обуви).
• Маркировка «Честный ЗНАК» — с 2026 года обязательна для всех видов одежды и обуви (кроме некоторых исключений, например, головных уборов).
• Этикетки с составом — должны быть на русском языке и содержать:
  • состав ткани (в %);
  • страну-производителя;
  • уходовые символы.

Важный момент: Если вы поставляете детскую одежду или обувь, дополнительно потребуется сертификат соответствия по ТР ТС 007/2011 (для обуви) или ТР ТС 017/2011 (для одежды). Без него WB не примет товар.

Электроника и бытовая техника

Для электроники правила строже:

• Сертификат ЕАС или декларация (в зависимости от типа товара). Например:
  • для смартфонов — сертификат ЕАС;
  • для зарядных устройств — декларация.
• Паспорт изделия на русском языке (должен быть в каждой коробке).
• Гарантийный талон (если предусмотрен производителем).

На практике WB часто отказывается принимать электронику без оригинальных упаковок или с повреждёнными пломбами. Также проверяют наличие серийных номеров на товаре — они должны совпадать с теми, что указаны в накладной.

Детские товары и косметика

Это самые «проблемные» категории с точки зрения документов. Для них потребуется:

• Сертификат государственного образца (например, для игрушек — по ТР ТС 008/2011).
• Санитарно-эпидемиологическое заключение (для косметики).
• Декларация о соответствии (для некоторых видов детских товаров).

Важно: Срок действия сертификатов для детских товаров — 1–3 года (в зависимости от категории). WB может запросить обновлённые документы, даже если срок ещё не истёк.

Типичные ошибки при оформлении документов

Даже опытные поставщики иногда допускают ошибки, из-за которых WB отказывается принимать товар. Вот самые распространённые:

1. Несовпадение артикулов:

   В накладной указан один артикул, а на этикетке WB — другой. Это самая частая причина возврата партии. Всегда проверяйте артикулы в личном кабинете перед печатью этикеток.

2. Отсутствие маркировки «Честный ЗНАК»:

   Если товар подлежит маркировке, но коды DataMatrix не нанесены или не зарегистрированы, WB не примет его. Проверьте актуальный список маркируемых товаров на сайте честныйзнак.рф.

3. Просроченные сертификаты:

   WB проверяет сроки действия всех документов. Если сертификат истёк даже на 1 день, партию вернут. Отслеживайте сроки заранее.

4. Некорректная упаковка:

   Товар должен быть упакован в соответствии с требованиями WB (например, одежда — в полиэтиленовых пакетах, электроника — в оригинальных коробках). Если упаковка повреждена, склад может отказать в приёмке.

Что делать, если документы не приняли

Если на складе WB отказались принимать вашу партию, первым делом:

1. Уточните причину отказа у сотрудника склада (она должна быть указана в акте приёмки).
2. Свяжитесь с поддержкой WB через личный кабинет (Помощь → Обращения) и приложите сканы документов, которые вызвали вопросы.
3. Если проблема в сертификатах или маркировке, оперативно исправьте ошибки и переоформите документы.

На практике чаще всего отказы происходят из-за:

• технических ошибок (например, нечитаемый штрихкод на этикетке);
• несоответствия документов (например, в накладной указано 100 единиц, а на складе насчитали 98);
• отсутствия обязательных сертификатов (особенно актуально для детских товаров и электроники).

Если вы уверены, что документы оформлены правильно, но WB всё равно отказывается принимать товар, запросите письменное обоснование отказа. Это поможет оспорить решение через поддержку или вышестоящего менеджера.