Какие документы нужны для декларации Wildberries: инструкция для продавцов

Если вы продаёте товары на Wildberries, рано или поздно столкнётесь с необходимостью заполнить декларацию. Без правильно оформленных документов платформа может заблокировать выплаты, приостановить продажи или даже закрыть аккаунт. Проблема в том, что требования к документам часто меняются, а информация на официальных ресурсах разбросаны по разным разделам. В результате продавцы теряют время на поиски, допускают ошибки в отчётности и рискуют финансовыми потерями.

На практике большинство сложностей возникает не из-за отсутствия документов, а из-за их неправильного оформления. Например, неверно указанный код ТН ВЭД в товарной накладной или отсутствие печати на доверенности может привести к отказу в приёмке товара на складе. Эта статья поможет разобраться, какие именно документы потребуются для декларации на Wildberries в 2026 году, где их взять и как избежать типичных ошибок при заполнении.

Важный момент: требования к документам зависят от того, работаете вы как индивидуальный предприниматель (ИП), юридическое лицо (ООО) или физическое лицо без статуса ИП. Также играет роль, продаёте ли вы товары собственного производства, занимаетесь дропшиппингом или работаете по модели FBS/FBO. Мы рассмотрим все случаи.

Где найти функцию заполнения декларации на Wildberries

Чтобы начать работу с декларацией, сначала нужно понять, где именно на платформе располагаются соответствующие разделы. Вот что нужно сделать:

1. Авторизуйтесь в Личном кабинете Wildberries под учётной записью продавца. Если у вас несколько аккаунтов (например, для разных брендов), выберите тот, для которого требуется декларация.

2. Перейдите в раздел Финансы → Декларации. Здесь отображаются все созданные ранее декларации, а также кнопка для создания новой.

3. Если раздел Декларации отсутствует, проверьте статус вашего аккаунта. Возможно, у вас ещё не подключена функция выплат или не подтверждён статус поставщика. В этом случае сначала нужно пройти верификацию в разделе Настройки → Профиль компании.

На этапе создания декларации система предложит выбрать тип документа. Здесь важно не ошибиться:

• Декларация по НДС — для продавцов, работающих с налогом на добавленную стоимость (обязательна для ООО на ОСНО и некоторых категорий ИП).
• Декларация по налогу на прибыль — актуальна для юридических лиц.
• Декларация для физических лиц — если вы продаёте без регистрации ИП (например, на модели самозанятого).

Если вы не уверены, какой тип декларации нужен, проверьте свою систему налогообложения в настройках профиля или уточните у бухгалтера. Ошибка на этом этапе приведёт к тому, что декларация не пройдёт проверку, и её придётся переделывать.

Как понять, что декларация требуется именно вам

Wildberries автоматически уведомляет продавцов о необходимости предоставить декларацию, но иногда письма теряются в спаме или не доходят по техническим причинам. Вот признаки, что пора заняться отчётностью:

• В разделе Финансы → Выплаты появилось уведомление «Требуется декларация».
• На почту, привязанную к аккаунту, пришло письмо от finance@wildberries.ru с темой «Запрос документов».
• Выплаты задерживаются дольше обычного (более 5 рабочих дней после стандартного срока).
• В разделе Аналитика → Отчёты появилась пометка «Необходимо подтвердить данные».

Пошаговая инструкция: какие документы нужны для декларации

Список документов зависит от вашего статуса и типа деятельности. Ниже — универсальный чек-лист для большинства случаев. Если какой-то документ отсутствует, его нужно оформить заранее.

Документы для индивидуальных предпринимателей (ИП)

Если вы зарегистрированы как ИП, подготовьте следующие документы:

1. Свидетельство о регистрации ИП (или выписка из ЕГРИП). Можно скачать бесплатно на сайте ФНС в разделе «Предоставление сведений из ЕГРИП/ЕГРЮЛ».

2. ИНН (свидетельство или справка из налоговой). Если ИНН указан в выписке из ЕГРИП, отдельный документ не нужен.

3. Доверенность на представителя (если декларацию заполняет не сам ИП, а бухгалтер или помощник). Доверенность должна быть нотариально заверена.

4. Договор с Wildberries (оферта). Его можно скачать в Личном кабинете в разделе Договоры.

5. Товарные накладные (ТОРГ-12) за отчётный период. Их формирует Wildberries в разделе Документы → Накладные.

6. Счета-фактуры (если вы платите НДС). Их также можно сгенерировать в Личном кабинете.

7. Платёжные поручения, подтверждающие оплату комиссий Wildberries (если применимо).

Важный момент: если вы работаете по упрощённой системе налогообложения (УСН), декларация по НДС может не потребоваться. Однако Wildberries иногда запрашивает её для подтверждения оборотов. Уточните этот момент в технической поддержке платформы.

Документы для юридических лиц (ООО)

Для компаний список документов шире. Помимо стандартных бумаг, потребуются:

• Устав организации (с последними изменениями, если были).
• Выписка из ЕГРЮЛ (не старше 30 дней).
• Приказ о назначении директора (или протокол собрания учредителей).
• Доверенность на главного бухгалтера (если он подписывает декларацию).
• Бухгалтерский баланс за последний отчётный период.
• Декларация по налогу на прибыль (если вы на ОСНО).
• Справка об отсутствии задолженности перед ПФР и ФСС (иногда запрашивается дополнительно).

Юридическим лицам также необходимо подтвердить полномочия лица, которое заполняет декларацию. Для этого в Личном кабинете Wildberries есть раздел Настройки → Полномочия представителей, где нужно загрузить скан доверенности или приказа о назначении.

Документы для физических лиц (без ИП)

Если вы продаёте на Wildberries как физическое лицо (например, через модель самозанятого), список документов минимален, но есть нюансы:

• Паспорт (главная страница + прописка).
• ИНН (если есть).
• Договор с Wildberries (подписывается электронно при регистрации).
• Чек или платёжное поручение, подтверждающее уплату налогов (для самозанятых — через приложение «Мой налог»).

Важно: физические лица без статуса ИП не могут работать по модели FBS (со склада Wildberries). Им доступна только модель FBO (самостоятельная отправка заказов). Также у таких продавцов есть лимит по обороту — 2,4 млн рублей в год. При превышении потребуется регистрация ИП.

Где взять недостающие документы

Если какого-то документа не хватает, его можно получить следующими способами:

1. Документы из налоговой (ЕГРИП, ЕГРЮЛ, ИНН)

Свидетельства и выписки из реестров выдаёт Федеральная налоговая служба (ФНС). Вот как их получить:

• Выписка из ЕГРИП/ЕГРЮЛ:
  1. Зайдите на сайт ФНС в раздел «Электронные сервисы».
  2. Выберите «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП».
  3. Введите ИНН или ОГРН и запросите выписку. Она придёт на email в течение 5 минут.
• ИНН:
  1. Если утеряно свидетельство, закажите дубликат через тот же сервис ФНС.
  2. Или проверьте ИНН в личном кабинете налогоплательщика (если у вас есть доступ).

Все эти документы предоставляются бесплатно в электронном виде. Печатный вариант с «мокрой» печатью не требуется.

2. Документы от Wildberries (накладные, счета-фактуры)

Товарные накладные (ТОРГ-12) и счета-фактуры формируются автоматически в Личном кабинете:

1. Перейдите в раздел Документы → Накладные.
2. Выберите нужный период (месяц, квартал).
3. Нажмите Сформировать пакет документов.
4. Скачайте архив с накладными и счетами-фактурами.

Если какие-то накладные отсутствуют (например, за старые периоды), обратитесь в поддержку Wildberries через раздел Помощь → Техническая поддержка с указанием:

• номера заказа;
• даты отгрузки;
• причины запроса (например, «нужна накладная для декларации»).

3. Доверенности и внутренние документы компании

Доверенность на представителя (бухгалтера, логиста) должна быть оформлена по образцу и заверена нотариально. Вот что в ней должно быть:

• ФИО и паспортные данные доверителя (директора или ИП).
• ФИО и паспортные данные доверенного лица.
• Перечень полномочий (например, «право подписи деклараций и финансовых документов»).
• Срок действия (обычно 1 год).

Образец доверенности можно скачать на сайте Федеральной нотариальной палаты или запросить у своего нотариуса. Стоимость заверения — около 1 000–1 500 рублей.

Нюансы и подводные камни при заполнении декларации

Даже если все документы собраны, при заполнении декларации можно допустить ошибки, которые приведут к отказу. Вот на что обратить внимание:

1. Совпадение реквизитов

Все документы должны быть оформлены на одно и то же юридическое лицо или ИП. Например:

• Если в договоре с Wildberries указано ООО «Ромашка», а в накладной — ИП Иванов, платформа откажет в приёмке декларации.
• Реквизиты банковского счёта в платежных поручениях должны совпадать с теми, что указаны в Личном кабинете.

Проверить актуальные реквизиты можно в разделе Настройки → Реквизиты компании.

2. Корректное указание кодов ТН ВЭД

Если вы продаёте импортные товары, в накладных и декларации должен быть указан код ТН ВЭД (Товарной номенклатуры внешнеэкономической деятельности). Ошибка в коде может привести к:

• задержке растаможки;
• штрафам от таможни;
• блокировке товара на складе Wildberries.

Узнать правильный код можно:

• на сайте Евразийской экономической комиссии (раздел «ТН ВЭД ЕАЭС»);
• в декларации на товар (если вы импортировали его сами);
• у поставщика (если покупаете товар для перепродажи).

Как проверить код ТН ВЭД

Если сомневаетесь в коде, воспользуйтесь сервисом «Электронная таможня» на сайте ФТС России. Введите название товара — система подскажет возможные коды. Обратите внимание: для одежды и обуви коды зависят от материала, назначения и даже пола (например, мужские кроссовки и женские могут иметь разные коды).

3. Сроки подачи декларации

Wildberries устанавливает свои сроки для предоставления деклараций, которые могут отличаться от налоговых. Актуальные данные на 2026 год:

4. Электронная подпись

С 2023 года Wildberries принимает декларации только с квалифицированной электронной подписью (КЭП). Если её нет, документы не пройдут проверку. Получить КЭП можно:

• в удостоверяющих центрах (например, «Такском», «КриптоПро»);
• через банки (например, Тинькофф, Сбербанк предлагают КЭП для бизнес-клиентов).

Стоимость подписи — от 1 500 до 5 000 рублей в год. После получения её нужно привязать в Личном кабинете Wildberries в разделе Настройки → Электронная подпись.

Типичные ошибки при подготовке документов

Опыт продавцов показывает, что большинство проблем с декларацией возникает из-за одних и тех же ошибок. Вот самые распространённые:

1. Несовпадение данных в договоре и декларации. Например, в договоре указан один адрес, а в накладной — другой. Решение: проверьте все реквизиты в разделе Настройки → Профиль компании и приведите документы к единому образцу.

2. Отсутствие печати на доверенности. Даже если вы ИП и не обязаны использовать печать, Wildberries может потребовать её на доверенности. Решение: заверьте документ у нотариуса.

3. Неверный код ТН ВЭД. Особенно актуально для продавцов одежды, обуви и электроники. Решение: уточните код у поставщика или на сайте ФТС.

4. Просроченная выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Документ должен быть не старше 30 дней. Решение: запросите новую выписку на сайте ФНС.

5. Отсутствие счетов-фактур для НДС. Даже если вы на УСН, Wildberries может запросить их для подтверждения оборотов. Решение: сформируйте счета-фактуры в Личном кабинете за нужный период.

Если декларация не проходит проверку, Wildberries отправляет уведомление с указанием ошибки. Исправьте её и загрузите документы повторно. Количество попыток не ограничено, но каждая задержка увеличивает риск блокировки выплат.

Что делать после отправки декларации

После загрузки документов в систему их проверяет финансовый отдел Wildberries. Срок проверки — от 3 до 10 рабочих дней. Вот что происходит дальше:

1. Статус «На проверке». В это время документы анализируются. От вас ничего не требуется, но можно отслеживать статус в разделе Финансы → Декларации.

2. Статус «Требуются исправления». Значит, найдена ошибка. Wildberries пришлёт письмо с перечнем недочётов. Исправьте их и загрузите документы повторно.

3. Статус «Принято». Декларация одобрена, выплаты возобновятся в ближайшие 1–3 рабочих дня.

Если статус не меняется дольше 10 дней, напишите в поддержку через раздел Помощь → Техническая поддержка с темой «Зависла проверка декларации». В сообщении укажите:

• номер декларации;
• дату загрузки;
• скриншот статуса.

На практике наиболее частые задержки связаны с:

• техническими сбоями на стороне Wildberries;
• большой загруженностью финансового отдела (например, в конце квартала);
• необходимостью дополнительной проверки (если у платформы есть вопросы к вашим оборотам).

Как избежать проблем с декларацией в будущем

Чтобы не сталкиваться с блокировками выплат и запросами документов, следуйте простым правилам:

1. Ведите учёт документов с первого дня работы. Сохраняйте все накладные, счета-фактуры и платежки в отдельной папке (например, в Google Диск или облачном хранилище). Так вы не потеряете их и сможете быстро предоставить по запросу.

2. Проверяйте реквизиты раз в квартал. Удостоверьтесь, что данные в Личном кабинете Wildberries совпадают с теми, что указаны в ЕГРИП/ЕГРЮЛ. Особенно это важно после смены адреса, банковского счёта или директора.

3. Используйте бухгалтерские сервисы. Если самостоятельно разбираться в декларациях сложно, подключите онлайн-бухгалтерию (например, «МойСклад», «1С:Предприятие» или «Контур.Эльба»). Эти сервисы автоматически формируют отчётность и напоминают о сроках сдачи.

4. Следите за уведомлениями от Wildberries. Платформа заранее предупреждает о необходимости предоставить декларацию. Не игнорируйте эти письма — лучше подготовить документы заранее.

5. Обновляйте электронную подпись. Срок действия КЭП — 1 год. За месяц до истечения закажите новую, чтобы не остаться без возможности подписывать документы.

Если продажи на Wildberries — ваш основной источник дохода, рекомендуем завести отдельный email для финансовых уведомлений и проверять его ежедневно. Так вы не пропустите важные письма о декларациях или блокировках.