Работа с отчётами Валберис часто вызывает вопросы у продавцов, особенно когда речь идёт о включении расходов в налоговую декларацию или бухгалтерский учёт. Не все строки отчёта можно законно списать — ошибки здесь чреваты штрафами от налоговой или искажением финансовой отчётности. Если хотите оптимизировать налоги или просто вести прозрачный учёт, важно разобраться, какие именно платежи и комиссии разрешается учитывать как расходы, а какие — нет.
Валберис предоставляет продавцам детализированные отчёты с десятками строк: комиссии площадки, логистика, штрафы, возвраты и прочие удержания. На практике налоговые органы и бухгалтеры обращают внимание не только на наличие расхода, но и на его обоснованность. Например, комиссия за продажу почти всегда включается в расходы, а вот штрафы за нарушение правил — нет. Чтобы не попасть в ловушку, нужно понимать логику платформы и требования законодательства.
Эта инструкция поможет разобраться, какие строки отчёта Валберис можно смело включать в расходы, а какие — только при определённых условиях. Мы рассмотрим пошаговый алгоритм анализа отчёта, нюансы для разных систем налогообложения (УСН, ОСНО, патент), а также типичные ошибки, которые допускают продавцы.
Где найти нужные данные в отчётах Валберис
Прежде чем анализировать строки, нужно правильно получить и интерпретировать отчёт. Валберис формирует несколько типов финансовых документов, но для учёта расходов важны два:
- Отчёт «Финансовые операции» — содержит все движения денежных средств (комиссии, выплаты, удержания).
- Отчёт «Детализация по заказам» — показывает расходы по каждому заказу отдельно (логистика, возвраты, штрафы).
Вот что нужно сделать, чтобы получить актуальные данные:
- Авторизуйтесь в Личном кабинете Валберис.
- Перейдите в раздел
Финансы → Отчёты. - Выберите период (например, месяц или квартал).
- Скачайте отчёты в формате Excel или CSV для дальнейшего анализа.
📋 Получение отчёта Валберис
Важный момент: отчёты Валберис обновляются с задержкой в 1–3 банковских дня. Если вы скачали данные сразу после окончания месяца, некоторые операции могут ещё не отобразиться. Например, комиссии за возвраты или штрафы иногда появляются позже основных выплат.
Какие разделы отчёта важны для учёта расходов
В скачанном файле обратите внимание на следующие колонки:
| Название колонки в отчёте | Что означает | Можно ли включать в расходы |
|---|---|---|
Комиссия за продажу |
Процент от стоимости товара, удерживаемый Валберис | Да |
Логистика (доставка) |
Стоимость перевозки товара до покупателя | Да, при условии подтверждения |
Возврат товара |
Удержание за обработку возврата | Да, если товар был возвращён по вине продавца |
Штрафы |
Санкции за нарушение правил (например, несоблюдение сроков отгрузки) | Нет |
Реклама |
Затраты на продвижение товара на платформе | Да |
Если в отчёте есть строка с неясным названием (например, «Прочие удержания»), запросите у поддержки Валберис расшифровку. Без неё налоговая может не принять такой расход.
Пошаговая инструкция: какие строки включать в расходы
Теперь разберёмся, какие именно платежи можно списывать, а какие — нет. Правила зависят от системы налогообложения, но есть и универсальные принципы.
1. Комиссии Валберис
Это основной вид расходов, который почти всегда принимается к учёту. В отчёте они могут называться:
Комиссия за продажу(обычно 15–25% от стоимости товара);Комиссия за обработку заказа(фиксированная сумма за каждый заказ);Комиссия за возврат(если товар вернулся по вине продавца).
На практике эти комиссии относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (ст. 264 НК РФ). Их можно учитывать:
- на УСН «Доходы минус расходы»;
- на ОСНО (общая система налогообложения);
- при патентной системе (если патент предусматривает торговлю).
Важный нюанс: если вы работаете на УСН «Доходы», комиссии Валберис не уменьшают налоговую базу — их учитывать нельзя.
2. Логистические расходы
Сюда входят:
- доставка товара до покупателя (
Логистика WB); - обратная логистика (если товар вернулся на склад);
- хранение на складах Валберис (
Складские услуги).
Эти расходы можно включать в учёт, но с оговорками:
- Если вы используете ФБС (Фулфилмент Валберис), логистика уже включена в комиссию — повторно её учитывать нельзя.
- Если доставляете товар самостоятельно (через курьерские службы), сохраняйте чеки и накладные.
- Складские услуги можно списывать только если они не входят в пакет тарифа.
Например, если в отчёте есть строка Доставка до ПВЗ — 150 ₽, её можно включить в расходы. А вот Хранение на складе (тариф «Стандарт») списывать нельзя — это часть комиссии.
Что делать, если в отчёте нет разбивки по логистике?
Обратитесь в поддержку Валберис с запросом: «Предоставьте детализацию логистических расходов по заказу №ХХХ». Без этого налоговая может не принять расход.
3. Возвраты и штрафы
Это самый спорный пункт. Разберёмся по порядку:
| Тип операции | Пример строки в отчёте | Можно ли списать | Условия |
|---|---|---|---|
| Возврат товара по вине продавца | Возврат — брак товара |
Да | Есть акт о браке или претензия покупателя |
| Возврат по вине покупателя | Возврат — не подошел размер |
Нет | — |
| Штраф за нарушение сроков отгрузки | Штраф — поздняя отгрузка |
Нет | Штрафы не являются экономически обоснованными расходами (письмо Минфина №03-03-06/1/41057) |
| Удержание за проверку качества | Проверка качества — 50 ₽ |
Да | Если проверка проводилась по инициативе Валберис |
Если товар вернулся из-за брака или несоответствия описанию, расходы на возврат можно списать. Но нужно подтвердить вину продавца (например, фотографиями дефекта или актом от Валберис).
4. Рекламные расходы
Валберис предлагает несколько инструментов продвижения:
Продвижение в карточке товара;Участие в акциях(например, «Товар дня»);Реклама в поиске.
Все эти затраты можно включать в расходы, так как они напрямую связаны с увеличением продаж. Главное — сохранить:
- отчёт Валберис с разбивкой по рекламным кампаниям;
- скриншоты настроек рекламы (если были ручные корректировки).
На УСН «Доходы минус расходы» рекламу учитывают в полном объёме, на ОСНО — в пределах 1% от выручки (ст. 264 НК РФ).
Нюансы для разных систем налогообложения
Правила учёта расходов зависят от того, какую систему вы используете. Разберём основные случаи.
УСН «Доходы минус расходы»
Здесь можно списывать почти все обоснованные расходы, но с подтверждающими документами. Для Валберис это:
- отчёты из личного кабинета;
- платежки (если оплачивали что-то отдельно, например, штрафы);
- акты выполненных работ (например, на логистику от стороннего перевозчика).
Важный момент: комиссии Валберис уменьшают налоговую базу только в том квартале, когда они были фактически удержаны. Например, если продажа была в декабре, а комиссия списалась в январе — учитывайте её в декларации за 1 квартал.
УСН «Доходы»
На этой системе ни один расход Валберис не уменьшает налог. Даже комиссии, логистика и реклама не учитываются. Единственное исключение — если вы платите страховые взносы за себя или сотрудников, их можно вычесть из налога.
ОСНО (общая система)
На ОСНО правила строже. Расходы должны быть:
- Экономически обоснованными (например, комиссия за продажу обоснована, а штраф — нет).
- Документально подтверждёнными (отчёты Валберис + договор с площадкой).
- Связанными с деятельностью (если вы продаёте одежду, а рекламируете мебель — расход не примут).
На ОСНО также действуют лимиты. Например, рекламные расходы можно списать только в пределах 1% от выручки (ст. 264 НК РФ).
Патентная система
На патенте расходы Валберис учитывать нельзя, так как налог платится с потенциального дохода. Исключение — если вы совмещаете патент с УСН по другому виду деятельности.
Типичные ошибки при учёте расходов Валберис
Даже опытные продавцы иногда ошибаются. Вот самые распространённые промахи:
- Списание штрафов как расходов. Налоговая никогда не примет штрафы Валберис (за просрочку отгрузки, неправильную маркировку и т. д.). Их нельзя включать ни на УСН, ни на ОСНО.
- Двойной учёт логистики. Если вы платите Валберис за доставку и одновременно заключили договор с курьерской службой, нельзя списывать обе суммы. Выберите один вариант.
- Игнорирование дат списания. Комиссии учитываются в том периоде, когда они были удержаны, а не когда произошла продажа. Например, если продажа была в декабре, а комиссия списалась в январе — это расход 1 квартала.
- Отсутствие подтверждающих документов. Налоговая может отказать в учёте расходов, если у вас нет отчётов Валберис или договоров. Всегда сохраняйте электронные версии документов.
Ещё одна частая ошибка — путаница между возвратами по вине продавца и покупателя. Если товар вернулся потому что «не подошёл по размеру», списывать удержания Валберис нельзя. Если возвращён из-за брака — можно.
Как правильно оформить расходы для налоговой
Чтобы налоговая приняла расходы Валберис без вопросов, следуйте этому алгоритму:
- Скачайте отчёты за нужный период (
Финансы → Отчёты). - Разбейте расходы по категориям (комиссии, логистика, реклама и т. д.).
- Проверьте, что все строки соответствуют вашей системе налогообложения.
- Приложите к декларации:
- отчёты Валберис (в электронном или бумажном виде);
- договор с Валберис (если его нет — запросите в поддержке);
- платежки (если оплачивали что-то отдельно).
Если вы ведёте бухучёт, расходы Валберис обычно относят к:
- Дт 44 «Расходы на продажу» (комиссии, логистика);
- Дт 91.2 «Прочие расходы» (штрафы, если они всё-таки списываются).
Для ИП на УСН достаточно вести Книгу учёта доходов и расходов, где фиксируются все удержания Валберис.
☑️ Документы для подтверждения расходов
Что делать, если налоговая не принимает расходы
Иногда налоговая отказывается учитывать расходы Валберис, даже если они обоснованны. Вот как действовать в такой ситуации:
- Запросите пояснения. Налоговая обязана указать, почему расход не принят (например, «отсутствует подтверждение» или «не соответствует ст. 252 НК РФ»).
- Предоставьте дополнительные документы. Если не хватает детализации — запросите её у Валберис. Например, если налоговая не принимает логистику, попросите у площадки акт выполненных работ.
- Напишите возражение. Если вы уверены в своей правоте, составьте письмо с ссылками на НК РФ и судебную практику. Например, комиссии Валберис подтверждаются письмом Минфина №03-11-11/3380.
- Обратитесь в суд. В спорных случаях (например, со штрафами) суды часто встают на сторону продавцов, если те могут доказать экономическую обоснованность расхода.
На практике чаще всего проблемы возникают со штрафами и возвратами. Если Валберис удержал деньги за «нарушение правил хранения», но вы можете доказать, что вины продавца не было (например, товар испортился из-за поломки склада), штраф можно оспорить.