Как оформить заявку на поставку товаров на Wildberries: пошаговая инструкция

Зачем нужна заявка на поставку и когда её оформлять

Если вы продавец на Wildberries и хотите пополнить запасы товаров на складах маркетплейса, без правильно оформленной заявки на поставку не обойтись. Это ключевой документ, который синхронизирует ваши планы с логистическими процессами WB. Без него товар не примут на склад, а вы потеряете время и, возможно, деньги на хранение или штрафы за просрочку.

На практике многие продавцы сталкиваются с проблемами: товар не принимают из-за неверных данных в заявке, сроки поставки срываются из-за ошибок в оформлении, или поставка вообще «зависает» в статусе проверки. Особенно это актуально для новичков, которые еще не знакомы с нюансами работы в личном кабинете WB Partner. В этой инструкции — все шаги от поиска функции до отправки заявки, а также типичные ошибки, которые помогут избежать задержек.

Важный момент: заявку на поставку нужно оформлять заранее — как минимум за 3–5 рабочих дней до планируемой отгрузки. Это связано с тем, что Wildberries резервирует место на складе под ваш товар и согласовывает график приемки. Если опоздать, придется переносить дату или искать альтернативные способы доставки, что часто обходится дороже.

Где найти функцию оформления заявки на поставку

Чтобы создать заявку, нужно зайти в личный кабинет WB Partner и перейти в раздел, отвечающий за логистику. Вот точный путь:

1. Авторизуйтесь на сайте partner.wb.ru (или в мобильном приложении WB Partner).
2. В верхнем меню выберите вкладку Логистика.
3. В выпадающем списке нажмите Поставки.
4. Откроется страница со списком всех ваших заявок. Чтобы создать новую, кликните по кнопке Создать поставку (обычно расположена в правом верхнем углу).

Если кнопки Создать поставку нет, проверьте:

• Ваш статус в системе. Новые продавцы иногда не имеют доступа к функции до прохождения верификации.
• Тип вашего аккаунта. Некоторые тарифы (например, FBS Light) ограничивают возможности по самостоятельному оформлению поставок.
• Наличие активных штрафов или блокировок. Wildberries может временно ограничивать функционал при нарушениях правил.

Альтернативные способы создания заявки

Помимо ручного оформления через интерфейс, есть еще два варианта:

1. Импорт через Excel. Wildberries позволяет загружать данные о поставке из файла. Это удобно, если у вас большой ассортимент. Шаблон для заполнения можно скачать в том же разделе Поставки (кнопка Скачать шаблон).
2. API-интеграция. Для опытных продавцов или компаний с большими объемами поставок есть возможность автоматизировать процесс через API Wildberries. Это требует настройки со стороны разработчиков.

Пошаговая инструкция по оформлению заявки

Теперь разберем каждый шаг подробно. Важно следить за корректностью данных — даже небольшая ошибка в артикуле или количестве может привести к отказу в приемке.

Шаг 1. Выбор типа поставки

Wildberries предлагает два основных варианта:

• Поставка на склад FBS. Для товаров, которые будут храниться на складах маркетплейса. Нужно выбрать конкретный склад (например, Москва-1, Санкт-Петербург-2 и т. д.).
• Перемещение между складами. Если товар уже находится на одном складе WB, но нужно перевезти его на другой (например, для ускорения доставки в определенный регион).

В большинстве случаев продавцы выбирают первый вариант. После выбора типа система предложит указать склад назначения. Здесь важно учитывать:

• Географию ваших продаж. Если основные покупатели в Сибири, логичнее отправить товар на склад в Новосибирске.
• Наличие свободных мест. Некоторые склады могут быть перегружены, и система не даст выбрать их для новой поставки.
• Стоимость логистики. Доставка на удаленные склады (например, во Владивосток) обходится дороже.

Шаг 2. Добавление товаров в заявку

Это самый ответственный этап. Здесь нужно указать:

• Артикулы товаров. Они должны точно совпадать с теми, что указаны в вашей карточке на Wildberries. даже лишний пробел или дефис приведет к ошибке.
• Количество единиц. Указывайте реальное количество, которое планируете отправить. Если привезете меньше, остаток будет считаться «недопоставкой», что может повлечь штрафы.
• Цену за единицу. Необходимо для внутреннего учета WB. Обычно проставляется автоматически из вашей карточки товара.

Чтобы добавить товары, воспользуйтесь одной из опций:

• Ручной ввод. Подходит для небольшого ассортимента (до 20–30 позиций).
• Импорт из файла. Загрузите заранее подготовленный Excel-файл с артикулами и количеством.
• Выбор из каталога. Система позволяет выбрать товары прямо из вашего ассортимента на WB.

Шаг 3. Указание данных об отгрузке

Здесь нужно заполнить:

• Дата поставки. Выберите дату, когда товар прибудет на склад. Учтите, что некоторые склады работают по графику и не принимают поставки в выходные.
• Транспортная компания. Укажите, кто будет доставлять товар (например, СДЭК, Деловые Линии, ПЭК или собственная логистика).
• Номер транспортной накладной. Его нужно будет указать позже, когда товар уже отправлен, но поле лучше заполнить заранее.
• Комментарий для склада. Здесь можно указать особенности груза (например, «хрупкое», «нужна помощь с разгрузкой»).

Важный момент: дату поставки можно изменить, но не позже чем за 48 часов до назначенного времени. После этого перенос возможен только через поддержку, и это может задержать приемку.

Шаг 4. Подтверждение и отправка заявки

Перед финальной отправкой система покажет сводку по заявке:

• Список товаров с артикулами и количеством.
• Выбранный склад и дата поставки.
• Транспортные данные.

Внимательно проверьте все пункты. Если всё верно, нажмите Подтвердить. После этого:

• Заявка получит статус На согласовании.
• В течение 24 часов Wildberries её обработает и либо подтвердит, либо вернет на доработку.
• Если заявка одобрена, вы получите уведомление в личном кабинете и на email.

Сроки, лимиты и ключевые условия

Wildberries устанавливает строгие правила для поставок, и их нарушение может привести к штрафам или блокировке возможности отгружать товар. В таблице ниже — основные параметры, которые нужно учитывать.

Что делать, если заявка отклонена

Если Wildberries вернул заявку на доработку, причины обычно такие:

• Несовпадение артикулов с карточками товаров.
• Превышение лимитов по количеству или номенклатуре.
• Некорректная дата поставки (например, выходной день на складе).
• Отсутствие свободных мест на выбранном складе.

Чтобы исправить:

1. Проверьте комментарий к отклонению (он приходит в уведомлении).
2. Исправьте ошибки и отправьте заявку повторно.
3. Если проблема неясна, свяжитесь с поддержкой через чат в личном кабинете.

Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные продавцы иногда допускают ошибки при оформлении поставок. Вот самые распространенные:

• Опечатки в артикулах. Система не распознает товар, и его не примут на склад. Всегда копируйте артикулы из карточки товара, а не вводите вручную.
• Неучтенные лимиты по количеству. Например, для одежды и обуви действуют строгие правила по минимальным партиям. Проверяйте требования для вашей категории заранее.
• Несоблюдение сроков поставки. Если товар приедет раньше или позже указанной даты, его могут не принять или начислить штраф.
• Отсутствие маркировки. Для некоторых категорий (например, обуви или электроники) требуются специальные стикеры. Без них товар не пройдет приемку.

На практике чаще всего проблемы возникают из-за спешки. Например, продавец создает заявку за день до отгрузки, не успевает согласовать её с WB, и товар уезжает на склад без подтверждения. В результате его либо возвращают обратно (за ваш счет), либо принимают с задержкой.

Что делать, если товар уже в пути, а заявка не подтверждена?

Если вы отправили товар, но заявка ещё не одобрена, срочно свяжитесь с поддержкой Wildberries через чат в личном кабинете. Приложите скриншот транспортной накладной и укажите номер заявки. В некоторых случаях можно ускорить согласование, но гарантий нет. Если товар приедет на склад без подтвержденной заявки, его могут не принять или начислить штраф за несогласованную поставку.

Как оптимизировать процесс поставок на Wildberries

Чтобы сэкономить время и избежать проблем, следуйте этим рекомендациям:

• Планируйте поставки заранее. Создавайте заявки минимум за 5 дней до отгрузки. Это даст запас времени на согласование и исправление ошибок.
• Используйте шаблоны Excel. Если у вас большой ассортимент, загружайте данные из файла — это сокращает риск ошибок при ручном вводе.
• Отслеживайте статусы заявок. В личном кабинете есть раздел История поставок, где видно, на каком этапе находится каждая заявка. Проверяйте его регулярно.
• Сотрудничайте с проверенными транспортными компаниями. Некоторые перевозчики имеют интеграцию с Wildberries и могут автоматически обновлять статусы поставок.
• Маркируйте товары заранее. Если для вашей категории требуются стикеры или этикетки, наклейте их до отправки. Это ускорит приемку на складе.

Если вы работаете с большими объемами, рассмотрите возможность автоматизации через API. Это позволит:

• Создавать заявки напрямую из вашей системы учета (1С, МойСклад и др.).
• Отслеживать статусы поставок в реальном времени.
• Получать уведомления об изменениях автоматически.

Для начинающих продавцов лучше начинать с ручного оформления, чтобы понять процесс. Когда вы разберетесь в нюансах, можно переходить на автоматизацию.