Как создать заявку на возврат поставщику в Wildberries

Ситуация, когда товар возвращается от клиента или выявляется брак при приемке, всегда вызывает стресс у поставщика. На Wildberries процесс взаимодействия с бракованными единицами или неликвидом строго регламентирован, и любая ошибка при оформлении документов может привести к тому, что вы просто потеряете деньги. Понимание механики создания заявки на возврат поставщику — это не просто бюрократическая необходимость, а способ сохранить маржинальность и избежать штрафов за хранение неликвидного товара.

Если вы хотите минимизировать убытки, важно четко различать, кому именно вы создаете заявку: самому маркетплейсу (если товар повредили они) или вы оформляете документы на вывоз своего же брака со склада. Часто поставщики путают эти процессы, отправляя акты несоответствия не туда, куда нужно, что затягивает решение вопроса на недели. В этой инструкции мы разберем именно процесс взаимодействия с браком и неликвидом, который требует вашего активного участия и создания соответствующих распоряжений.

Важный момент: система Wildberries постоянно обновляется, и названия кнопок или расположение меню могут меняться. Однако логика остается прежней: сначала находим проблемный товар, затем классифицируем проблему и только после этого формируем заявку. Если хотите быть уверенными в успехе операции, никогда не пропускайте этап фотофиксации и проверки остатков перед отправкой документов.

Где найти функцию управления браком и возвратами

Первым шагом всегда является вход в личный кабинет поставщика. Интерфейс может казаться перегруженным, но все необходимые инструменты находятся в левом вертикальном меню. Вам нужен раздел, связанный с финансами и документами, так как именно там аккумулируются все акты расхождений. Если вы работаете по новой схеме документооборота, путь может немного отличаться, но базовая логика поиска через «Финансы» сохраняется.

На практике поиск нужной функции начинается с вкладки Финансы → Акты. Именно здесь хранится история всех взаимодействий с товаром. Однако для создания новой заявки на возврат поставщику (особенно если речь идет о браке, обнаруженном вами или клиентом) часто требуется переход в раздел «Товары» или использование специализированных отчетов. Не ищите кнопку «Возврат» на главной странице — её там нет, все действия производятся через глубокие уровни меню.

p>Вот что нужно сделать для навигации:

1. Авторизуйтесь в личном кабинете поставщика Wildberries.
2. В левом меню выберите раздел Финансы, затем подраздел Акт расхождений или Документы в зависимости от текущей версии интерфейса.
3. Если вы формируете заявку на вывоз брака, перейдите в Товары → Управление поставками или используйте фильтр по статусам товаров.
4. Для работы с браком от клиентов используйте раздел Отчеты → Отчет по браку.

После того как вы оказались в нужном разделе, система предложит вам отфильтровать товары. Это критически важный этап, так как создавать заявку на весь ассортимент сразу нельзя — нужно выделить конкретные артикулы. Используйте фильтры по дате поступления или статусу «Брак», чтобы сузить круг поиска.

Пошаговая инструкция по оформлению заявки

Процесс создания заявки требует внимательности к деталям. Каждая цифра и каждый выбранный пункт в меню влияют на то, как быстро и правильно будет обработан ваш запрос. Если хотите избежать возвратов документов на доработку, следуйте алгоритму строго по пунктам. Ошибки на этапе выбора типа возврата могут привести к тому, что товар зависнет на складе навсегда.

Для начала необходимо сформировать список товаров, подлежащих возврату. Система потребует от вас указать причину. Это не просто формальность: от выбранной причины зависит, кто будет оплачивать логистику и хранение. Если товар поврежден по вине маркетплейса, выбирайте соответствующий пункт, если же это производственный брак — ответственность лежит на вас, но вывоз оформить необходимо.

Далее следует этап документального оформления. Вам потребуется заполнить акт, в котором будут указаны артикул, размер, цвет и количество единиц. Особое внимание уделите полю «Причина возврата». Здесь нельзя писать произвольный текст, нужно выбрать из предложенного списка. После заполнения всех полей система предложит скачать сформированный документ.

Важный момент: для подтверждения брака часто требуется фотофиксация. Сделайте качественные снимки дефектов при хорошем освещении. Фото должны четко демонстрировать проблему: дырку, пятно, отсутствие комплектующих. Загрузите эти файлы в соответствующее поле при создании заявки. Без визуального подтверждения заявка может быть отклонена или помечена как «Требует проверки».

После загрузки всех данных и прикрепления сканов, нажмите кнопку Подписать и отправить. Если у вас нет подключенной электронной подписи (ЭП), система предложит её настроить или использовать SMS-подтверждение, если функционал доступен для вашего типа аккаунта. Без подписи документ не имеет юридической силы.

Нюансы работы с брака и сроками

Работа с возвратами полна нюансов, которые не очевидны с первого взгляда. Например, существует разница между «Браком» и «Неликвидом». Брак — это товар с производственными дефектами или повреждениями при логистике. Неликвид — это товар, который просто не пользуется спросом. Процессы их возврата или утилизации отличаются тарифами и процедурами.

Если вы планируете забрать товар обратно, помните о сроках. Wildberries не хранит проблемный товар вечно. Существуют лимиты времени, в течение которых вы должны принять решение: утилизировать, продать со скидкой или вывезти. Пропуск этих сроков автоматически запускает процесс утилизации за ваш счет.

Вот основные типы проблем, с которыми сталкиваются поставщики:

• Производственный брак (дефекты материалов, сборки).
• Логистический брак (повреждения при доставке WB).
• Пересорт (клиенту ушел не тот товар, а ваш остался у клиента).
• Утрата товарного вида (возвраты от клиентов после носки/использования).

Отдельного внимания заслуживает вопрос пересорта. Если клиент вернул не ваш товар, а ваш остался у него, на балансе может возникнуть «виртуальный» остаток или, наоборот, нехватка. В таких случаях заявка на возврат поставщику не создается в классическом виде, а формируется акт о расхождении, который требует ручной проверки сотрудниками склада.

Что делать, если склад потерял товар?

Если в актах вы видите расхождения, но товар физически на месте (или наоборот), не спешите создавать заявку на возврат. Сначала подайте обращение в поддержку с просьбой пересчета. Часто товар просто лежит в ячейке «Карантин» или «Пересорт».

Также стоит учитывать сезонность и загруженность складов. В периоды распродаж (Черная пятница, Новый год) сроки обработки заявок могут увеличиваться. Стандартный срок рассмотрения заявки составляет от 3 до 10 рабочих дней, но в пиковые сезоны он может достигать 30 дней. Планируйте свои действия с запасом времени.

Типичные ошибки при создании заявок

Даже опытные селлеры допускают ошибки, которые стоят им денег. Анализ обращений в поддержку показывает, что большинство проблем решались бы быстрее, если бы поставщики были внимательнее на этапе заполнения форм. Избегайте этих распространенных pitfalls, чтобы не тратить время на переписку.

Частые ошибки включают:

• Неверный выбор типа операции (например, выбор «Утилизация» вместо «Возврат поставщику»).
• Отсутствие фотофиксации или нечитаемые фотографии.
• Указание количества, не совпадающего с фактическим остатком на балансе.
• Попытка создать заявку на товар, который уже находится в процессе обработки.

Еще одна ошибка — игнорирование статусов заявки. После отправки документ не исчезает, он переходит в статус «На проверке» или «В обработке». Поставщики часто забывают отслеживать эти статусы. Если заявка висит в статусе «Требуются действия» более 3 дней, это сигнал к тому, что нужно писать в поддержку.

Также ошибкой является создание множественных дублирующих заявок на один и тот же товар. Система может расценить это как попытку манипуляции и заблокировать возможность создания новых актов до выяснения обстоятельств. Создали заявку — ждите ответа, не плодите дубли.

Финансовые последствия и контроль результатов

Завершающий этап процесса — это не просто отправка заявки, а контроль её исполнения и отражение в финансах. Каждая заявка на возврат или утилизацию имеет monetary value. Вы должны понимать, сколько денег вам вернут (если это вина WB) или сколько спишут (если это ваша вина или утилизация).

После того как склад обработает вашу заявку, статус изменится на «Исполнено». В этот момент происходит перерасчет остатков. Если товар возвращался вам, он должен появиться в разделе «Доставки» или «На складе» (если вы заказывали доставку до двери или на ПВЗ). Если товар утилизировался — спишется стоимость утилизации.

Важно регулярно сверять данные в личном кабинете с вашей внутренней бухгалтерией. Wildberries предоставляет детальные отчеты, но они требуют умения читать. Ошибки в отчетах случаются, и если вы не проверите начисления в течение определенного срока (обычно месяц), оспорить их позже будет практически невозможно.

В заключение хочется подчеркнуть: система возвратов на Wildberries — это инструмент, который при правильном использовании защищает ваши деньги. Не бойтесь создавать акты, если видите брак, и не игнорируйте уведомления о неликвиде. Регулярная работа с этим разделом позволит держать склад в чистоте, а финансы в порядке. Помните, что маркетплейс работает с огромными объемами, и человеческий фактор (или фактор робота-сортировщика) никто не отменял, поэтому ваш контроль необходим на каждом этапе.

Если вы будете следовать описанным шагам, вести реестр и внимательно проверять каждый документ перед подписью, количество проблемных ситуаций сведется к минимуму. Успешная работа на маркетплейсе складывается из множества таких мелких, но важных процессов.